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Text File  |  1986-12-12  |  154KB  |  3,307 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                IN-CONTROL [TM]
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                        THE BUSINESS TOOL THAT PUTS YOU
  17.  
  18.                                  IN CONTROL
  19.  
  20.    
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                        Of your marketing information--
  26.  
  27.                                          --on persons
  28.  
  29.                                          --on activities
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.      
  46.  
  47.  
  48.  
  49.                                IN-CONTROL [TM]
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.                               Table of contents
  55.  
  56.  
  57.  
  58.    Contents                                                         Pages
  59.  
  60.  
  61.    User License Agreement.................................................
  62.  
  63.    Benefits of using IN-CONTROL [TM].....................................I
  64.  
  65.    Questions answered by this program..................................III
  66.  
  67.    Installation.........................................................VI
  68.  
  69.    Preface to the Tutorials...............................................
  70.  
  71.    Tutorial 1: Creating 1 new record in the Person File..................1
  72.  
  73.    Tutorial 2: Adding 2 records into the Activity File...................8
  74.  
  75.    Tutorial 3: Creating expense reports from those 2 activities.........19
  76.  
  77.    Tutorial 4: Creating appointment schedules...........................25 
  78.  
  79.    Tutorial 5: Search through data......................................33
  80.  
  81.    Tutorial 6: 'Layer-in' concept.......................................43
  82.  
  83.    Registration Card............................................Appendix A
  84.  
  85.    Service Agreement............................................Appendix B
  86.  
  87.  
  88.                          ACS User License Agreement:
  89.                                      ACS
  90.                          2116 E. Arapaho, Suite 226
  91.                             Richardson, TX 75081
  92.                                                    September 1, 1986
  93.    You may:
  94.  
  95.    a.  Use  the program on a single microcomputer on which the package was 
  96.    designed to operate.
  97.  
  98.    b.  Copy the documentation or object code in whole and distribute it to 
  99.    any  other  user who wishes to evaluate this software  prior  to  their 
  100.    becoming a Registered User. 
  101.  
  102.    c.  Become a Registered User by sending a check or money order for $ 49 
  103.    to ACS.
  104.  
  105.    Warranty Disclaimer: Limitation of Liability
  106.  
  107.    Limit  of Liability:  Neither ACS nor Juskovitch Corporation shall have 
  108.    any  liability or responsibility to you,  the customer,   or any  other 
  109.    person or entity with respect to any liability,  loss, or damage caused 
  110.    or  alleged to be caused directly or indirectly by the  ACS  IN-CONTROL 
  111.    [TM]   Person  an  Activity  tracking  system  provided  by  Juskovitch 
  112.    Corporation  or  ACS,  including,  but not limited to  interruption  of 
  113.    service,  loss  of  business or anticipatory profits  or  consequential 
  114.    damages resulting from the use or operation of ACS IN-CONTROL [TM].
  115.  
  116.    Neither  Juskovitch Corporation nor ACS make any warranty,  express  or 
  117.    implied, with respect to the enclosed documentation, including, without 
  118.    limitation,  any user's manual,  reference manual, software program, or 
  119.    software disks,  or their performance,  merchantability, or fitness for 
  120.    any particular purpose.
  121.  
  122.    Proprietary Notice:
  123.  
  124.    This document and the software described herein are the proprietary and 
  125.    trade secret information of ACS and  Juskovitch Corporation.  They have 
  126.    been provided pursuant to this agreement containing restrictions on its 
  127.    use.   The program documentation, program design, and design of program 
  128.    screens  are  also protected by federal copyright  and  trademark  law.  
  129.    None  of  these  items may be incorporated into any  other  program  or 
  130.    programs,   in  part  or  whole,  without  the  express  prior  written 
  131.    permission of ACS. 
  132.  
  133.    Trademark:
  134.    IN-CONTROL [TM] is a trademark of ACS.
  135.  
  136.    Service:
  137.    All  service  and  user  support are provided as per  the  ACS  Service 
  138.    Agreement.
  139.  
  140.    Acknowledgment by user and acceptance of liability:
  141.  
  142.    You acknowledge that you have read this agreement and understand it and 
  143.    agree to be bound by its terms and conditions.   You further agree that 
  144.    it  is the complete and exclusive statement of the agreement between us 
  145.    which  supersedes  any proposal or prior  written  agreement,  oral  or 
  146.    written,  and  any  other  communications between us  relating  to  the 
  147.    subject matter of this agreement. 
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.                                   BENEFITS 
  161.  
  162.  
  163.                                      of
  164.  
  165.  
  166.                             Using IN-CONTROL [TM]
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.                                   BENEFITS:
  196.    1) On line documentation:
  197.  
  198.                            EVERYTHING IS ON-LINE!
  199.  
  200.    This is a powerful system,  but all information you need is on-line. At 
  201.    every main level or menu,  there is a HELP screen.
  202.  
  203.    2) Speed of data search:
  204.                            FAST SEARCH CAPABILITY
  205.  
  206.    ***FAST   SEARCH  OPTION--lets  you  retrieve  names,   activities,  or 
  207.    messages  by  any  word or words that  you entered  into  the  comments 
  208.    section--from  last week or 5 years ago!   Other search options include 
  209.    first or last name, phone number, city,  or zip code. 
  210.  
  211.                               FAST! FAST! FAST!
  212.    You  can  retrieve  summary  information on 10 consecutive  people  out  
  213.    of 1,000,000 in 8 seconds!
  214.  
  215.    3) Rolodex features
  216.  
  217.    ***An   electronic  Rolodex with detail information on  people:   name, 
  218.    address,    zip,city,    comments,    and   'referred  by'--for  up  to 
  219.    1,000,000,000 of them!
  220.  
  221.    The  Person file contains  all of those names that you  would  normally 
  222.    put into  a  Rolodex system.    From this list you can generate reports  
  223.    sorted by name, address, city, zip and phone number. 
  224.  
  225.    4) Appointments:
  226.  
  227.    Ability to annotate appointments before and after the fact.  A reminder 
  228.    of  todays' appointments and commitments,  with full notes made at  the 
  229.    time  of information input. 
  230.  
  231.    Ability to annotate expenses and  keep an expense log for all  activity 
  232.    and appointments. 
  233.  
  234.                      APPOINTMENT SCHEDULES AND GRAPHICS
  235.  
  236.    4 different appointment schedules,   including 'TODAY'S  APPOINTMENTS',  
  237.    as  well as an on-line graphics display of appointments for any 14  day 
  238.    period.
  239.  
  240.  
  241.                               benefits - page I
  242.  
  243.  
  244.  
  245.    5) Keep "layers" of data separate.
  246.  
  247.                              "LAYER-IN" ABILITY
  248.  
  249.    ***This   feature   allows you to "layer-in" lists of names from  other  
  250.    sources,  and still keep all reports and labels separate!    This means 
  251.    that  if  you   have 1,000  names  in the electronic  Rolodex  and  you 
  252.    purchase  a  list  of  prospects from  someone that has  10,000  names,  
  253.    you can enter them into the program  and yet  keep  them  separate from 
  254.    the  original 1,000 when  generating  labels  or reports.    All  told,  
  255.    you can "layer-in" 99,999,999 different layers or groups of  prospects,  
  256.    without  one  layer  overlapping the other when you produce  labels  or 
  257.    reports!
  258.  
  259.    In  this  way,  the  program is flexible enough so that  it  will  have 
  260.    multiple uses for you.
  261.  
  262.    6) Other:
  263.                              SECRETARIAL INPUT:
  264.    In  your absence ,  he or she  can input into your appointment  system.  
  265.    Later you can create appointment schedules.
  266.  
  267.                  ALL REPORTS FIT INTO A STANDARD BRIEFCASE!
  268.  
  269.    All  of the reports are printed out on standard 8 1/2" by 11"  computer 
  270.    paper  (at 12cpi) ,   so that you can carry this information  with  you  
  271.    when  you are on the road.   This  frees you from having to be tied  to 
  272.    your  computer  in  order  to retrieve  prospect  data.   For  example,  
  273.    while you are in a hotel room at 10PM, you  can  refer to  your reports 
  274.    to answer questions such  as:  "Who  are  my prospects  in Denver,  the 
  275.    names of the contacts at each company,  their phone numbers,  and  what  
  276.    comments   have I recorded about them  in  the  electronic  Rolodex  as 
  277.    well as on any subsequent prospecting phone calls I made to them?"
  278.  
  279.    SYSTEM REQUIREMENTS AND PROGRAM SPECIFICATIONS:
  280.    Hardware required:
  281.      IBM PC, PC-compatible, or MS-DOS computer
  282.      384 KB memory
  283.      2 floppy drives
  284.  
  285.    Specifications:
  286.      DBASE III [TM] compiled (stand alone product, nothing extra required)
  287.      1,000,000,000 records per file (person or activities)
  288.      99,999,999 categories or "layers" of data permitted
  289.  
  290.  
  291.                               benefits - page II
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                             QUESTIONS PEOPLE ASK:
  305.  
  306.  
  307.  
  308.                Business people ask questions about performance
  309.  
  310.  
  311.                                      and 
  312.  
  313.  
  314.                             Specific Applications
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.                          BUSINESS PEOPLE ASK:
  323.       "Does a menu-driven system exist that meets my needs?"
  324.            The answer to all of the following questions is:
  325.                 "Yes, yes, yes: IN-CONTROL [TM] does." 
  326.  
  327.  
  328.                             A TICKLER FILE:
  329.  
  330.    "My  needs  are simple.   My appointments are mostly  of  a  short-term 
  331.    nature,  no more than 4 to 5 weeks in the future.   About 10 percent of 
  332.    them  are rescheduled,  but by and large the quantity of information  I 
  333.    deal  with  is limited.   All I want to do is to push one button  every 
  334.    morning and generate a one-page report that fits into my briefcase  and 
  335.    shows  me all appointments for that day,  along with a lengthy  comment 
  336.    for  every  appointment,  entered  at  the  time  the  appointment  had 
  337.    originally been made.   In this way, I know what I have to do that day. 
  338.    Before  each  appointment,  I  can brief myself from the  comment  that 
  339.    appears  below each person or company whose name appears on  the  daily 
  340.    appointments schedule. Does any system like this exist."
  341.  
  342.  
  343.                            LONG CLOSE CYCLE:
  344.  
  345.    "I  market a product to Utility companies that has a long close  cycle.  
  346.    Each sale and all of the presentations that precede the sale are a team 
  347.    effort,  yet  we  have a hard time  coordinating the  appointments  and 
  348.    presentations  that  our  customers.    Is  there  any  simple  way  to 
  349.    coordinate  these activities and is there a tool that allows one member 
  350.    of the team to make appointments that will then be easily  communicated 
  351.    to the other members of the team in a standardized format?"
  352.  
  353.  
  354.                        EMPLOYEE TURNOVER AND TRAINING:
  355.  
  356.    "When  an employee leaves our division,  he or she has been acting in a 
  357.    specialized capacity on a team that deals with the customer.  Once that 
  358.    person leaves,  we go through the same cycle every time.  Since we have 
  359.    not  standardized  the way each person tracks their activity  with  the 
  360.    customers, each employee keeps a folder or folders in their desk.  When 
  361.    they  leave,  nobody  has  time  to  look  at  those  folders  and  the 
  362.    replacement  employee  can't  make  any sense out of  what  is  in  the 
  363.    folders. Hence, the training and replacement phase in employee turnover 
  364.    seems to be slow and expensive.  Is there a tool that standardizes  the 
  365.    information  kept  on  activities  performed  for  customers  and  then 
  366.    presents  that  data  in  a form that new employees can  use  to  brief 
  367.    themselves?"
  368.  
  369.  
  370.                             questions - page III
  371.  
  372.  
  373.                        MANAGING MAILING LABELS:
  374.  
  375.    "I  have  a tough time managing my mailing labels.   When  my  business 
  376.    first began,  I used a software program that created labels for my  500 
  377.    customers.  Then  I  purchased a mailing list with 5000  names.   Since 
  378.    then,  I  have  had 3 different advertising  campaigns,  each  with  an 
  379.    average  response  of  2000  names.   I now have 11,500  names  in  the 
  380.    program.   The last time I tried to print out labels, the program tried 
  381.    to print out all of them before the printer ran out of labels!  Look, I 
  382.    have 5 different blocks of data, but the program doesn't know that.  Is 
  383.    there  any program that can group my data,  whether I have 5 blocks  of 
  384.    data or 99,999,999 blocks,  so that I can select which of those  groups 
  385.    to print out?    Once I get that under control, I would then like to be 
  386.    able to select mailings to one zip code,  a range of zip codes (such as 
  387.    south  Florida),  one company letter,  or a range of companies (such as 
  388.    all  "T"'s,  or  all "F"'s through "T"'s).   Is there  any  menu-driven  
  389.    program that will give me these features within any one block of  data, 
  390.    as well as for all of the blocks combined, at my option?"
  391.  
  392.             MULTIPLE COMMITMENTS MADE TO ANY ONE CUSTOMER:
  393.  
  394.    "I  am  a supervisor in a service area.   Some of my customers  require 
  395.    multiple  commitments.   In  effect,  I have to  create  an  individual 
  396.    schedule for each one that shows what I committed to do.   This process 
  397.    is time consuming, difficult to update, and prone to error.  Also, each 
  398.    employee  has  his  or her own way of doing  this.   For  example,  one 
  399.    customer may have a service problem that requires we commit to  sending 
  400.    a  technician to their site every third Thursday for 4 months  starting 
  401.    this  Christmas.   Another  customer may require service every  seventh 
  402.    Wednesday for 6 months, beginning next September 1.  Yet another client 
  403.    may  need  service on a date of the month instead of day of  the  week, 
  404.    such as on the 1st, 3rd, 9th, and 21st of every month beginning in next 
  405.    June and continuing for 18 months."
  406.  
  407.    "Is there a system that will automatically generate the activities  and 
  408.    appointments  for any one customer for any period of time,  for  either 
  409.    the  day  of the week or the date of the month,  and will give  me  the 
  410.    choice of any sequencing,  such as every week, every 3rd week, or every 
  411.    15th  week?   Does any system exist that will do all of this with  less 
  412.    than 10 words of direction from me?"
  413.  
  414.                         TRACKING EXPENSE DATA:
  415.  
  416.    "After  I set up my appointments,  is there a simple way to go back  to 
  417.    those  records,   enter an expense item and then later summarize  those 
  418.    expenses by customer,  for any period of time,  by salesman or customer 
  419.    support person?   Does a menu-driven program exist that can do this for 
  420.    me?"
  421.  
  422.  
  423.                              questions - page IV
  424.  
  425.  
  426.                           TRAVELING SALESMEN: 
  427.  
  428.    "When I'm on the road,  I often need this type of information:  Who are 
  429.    our prospects in Denver,  what activities or appointments have occurred 
  430.    in  the past with each one,  and what comments did the salesperson make 
  431.    at that time?   Is there a painless way to just push a button and  have 
  432.    reports in my briefcase, on standard 8 1/2 by 11 inch paper,  that give 
  433.    me this data? Also, in my absence, is there a way my secretary can take 
  434.    inquiries from prospects and record them into a system that requires no 
  435.    learning  on her part and yet  generates a report upon my return of who 
  436.    called and their comments.   Does a product exit that does all of these 
  437.    things?"
  438.  
  439.  
  440.                          COLLECTIONS OFFICER IN BANK
  441.    
  442.    "I'm  a  collections officer in a bank.   We have a hard time  tracking 
  443.    collections activity:   on whom have we called and what activities have 
  444.    occurred with each customer?   Does a simple,  menu-driven system exist 
  445.    that  would  allow  me the flexibility of  modifying  an  off-the-shelf 
  446.    software package to do what I need done in a bank?  Further, can I make 
  447.    these modifications once from a menu and from then on the program would 
  448.    remember my unique nomenclature. I guess what I really want is a way of 
  449.    standardizing the way we track collections activity."
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.                              questions - page V
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.                                 INSTALLATION:
  469.  
  470.  
  471.  
  472.                          Instructions for Installing   
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.                                IN-CONTROL [TM]
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.         
  488.  
  489.            INSTRUCTIONS FOR MANUFACTURING AND INSTALLING IN-CONTROL [TM]
  490.              if you captured these files from a bulletin board:
  491.  
  492.                    A) Manufacturing an executable program
  493.                                   Overview
  494.  
  495.    There are 4 steps to creating an executable program.
  496.  
  497.    1)  If you captured this program from a bulletin board, you should have 
  498.    these four files: 
  499.  
  500.     SALE-A.ARC    <=== Help & support files (if floppy, drive A)
  501.    SALE-B.ARC    <=== Executable code (if floppy, drive B)
  502.         SALE-C.ARC    <=== Executable code (if floppy, drive B) 
  503.    SALE-D.ARC    <=== This tutorial
  504.  
  505.    These  4 large files are the ACS IN-CONTROL [TM] Libraries.
  506.  
  507.    2)   Split-out  (or  un-archive)  the individual  files  from  these  4 
  508.    Libraries.
  509.  
  510.    3)  SALE-D.ARC contains this documentation file,  SALESDOC. To print it 
  511.    out,  make sure your printer is on line and the paper is set to the top 
  512.    of form. Then enter:  COPY SALESDOC LPT1:
  513.  
  514.    4)   Run ACS-PERS.EXE 
  515.  
  516.  
  517.                    B) Manufacturing an executable program:
  518.                           Procedure for a Hard Disk
  519.  
  520.    Step  1:   Capture  the  4 ACS IN-CONTROL [TM]  Library  files  from  a 
  521.    bulletin board system with your modem.
  522.  
  523.    Step  2:   Create a subdirectory on your hard disk named 'ACS' and move 
  524.    the  3 Libraries into it.  
  525.  
  526.    This  step  then  requires a public domain utility  called  ARC.COM  or 
  527.    ARC.EXE.   Multiple versions of this exist.   If,  for example, you are 
  528.    using ARC50.EXE, then the commands to split out the files would be:
  529.  
  530.                              C>ARC E SALE-A.ARC
  531.                              C>ARC E SALE-B.ARC
  532.                              C>ARC E SALE-C.ARC
  533.                              C>ARC E SALE-D.ARC    
  534.  
  535.    The 'E' stands for Extract. 
  536.  
  537.  
  538.    Step 3:  After all of the individual files have been split out from the 
  539.    4  Libraries,  you are ready to execute the program that will make your 
  540.    system operational.  To do this, execute:
  541.  
  542.                 C>ACS-PERS        <======this file will reside
  543.                                          in your ACS subdirectory.
  544.  
  545.  
  546.                            Installation - page VI 
  547.  
  548.  
  549.                    C) Manufacturing an executable program:
  550.                      Procedure for a Floppy-based system
  551.  
  552.    Step  1:   Capture  the  4  ACS IN-CONTROL [TM] Library  files  from  a 
  553.    bulletin board system with your modem.
  554.  
  555.    Step 2:   Each library will require one 360 KB disk.   The library with 
  556.    documentation,  SALE-D.ARC, contains this tutorial and is used only for 
  557.    you to print it out.  To print out the tutorial  file,  SALESDOC,  make 
  558.    sure  your printer is on line and that your paper is set to the top  of 
  559.    the form.  Enter this command:       COPY SALESDOC LPT1:
  560.  
  561.    The other 3 libraries, SALE-A.ARC, SALE-B.ARC, and SALE-C.ARC,  contain 
  562.    the executable program and support files.
  563.  
  564.    This  step  then  requires a public domain utility  called  ARC.COM  or 
  565.    ARC.EXE.   Multiple  versions of this exist.   You must,  however,  use 
  566.    version 5.0 or later.
  567.  
  568.    Create  three formatted floppy disks,  each with a copy of your archive 
  569.    program, such as ARC.EXE.  Label the first disk 'ACS Person System HELP 
  570.    DISK:  Drive A',  the second one 'ACS Person System PROGRAM DISK: DRIVE 
  571.    B:',  and the third disk label 'ACS Person System TUTORIAL'.  Make sure 
  572.    that   the  first  disk  is  formatted  as  'bootable,   and   contains 
  573.    'COMMAND.COM'.     
  574.  
  575.    [You create a 'bootable' disk with this format command:  FORMAT A:/S]
  576.  
  577.  
  578.    Step  3:   Place  SALE-A.ARC into drive A.   Place  your  first  disk, 
  579.    labeled  'ACS  Person  System  HELP DISK'  into  drive  B.   Enter  the 
  580.    following command:
  581.  
  582.                B>ARC E A:SALE-A.ARC   <=='E' means 'extract'
  583.  
  584.    This  will take the one large archive file on drive A and split it into 
  585.    many little files on drive B.       
  586.  
  587.    Step  4:   Place  SALE-B.ARC  into drive  A.   Then  put  your  second 
  588.    formatted  disk labeled 'ACS Person System PROGRAM DISK' into drive  B, 
  589.    and enter the following command:
  590.  
  591.  
  592.                             B>ARC E A:SALE-B.ARC 
  593.  
  594.  
  595.    Stop 5:   Place SALE-C.ARC into drive A.   With the 'ACS Person System 
  596.    PROGRAM  DISK'  still  in  drive B from Step  4,  enter  the  following 
  597.    command:
  598.                            B>ARC E A:SALE-C.ARC
  599.  
  600.  
  601.    Step  6:   Place  SALE-D.ARC  into  drive A.   The  insert  the  third 
  602.    formatted  disk,  labeled 'ACS Person System TUTORIAL',  into drive  B,  
  603.    and enter the following:
  604.  
  605.                            B>ARC E A:SALE-D.ARC
  606.  
  607.                            Installation - page VII 
  608.  
  609.  
  610.    Step   7:   Now  go back to each of your 3 formatted disks  and  remove 
  611.    ARC.EXE from each of them.  
  612.  
  613.    Step   8:   Place the 'ACS HELP DISK' in drive A and the  'ACS  PROGRAM 
  614.    DISK' in drive B.  Go to drive A and execute the following command:
  615.  
  616.  
  617.                                  B>ACS-PERS
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.                -----------------Help Screen-------------------
  628.  
  629.  
  630.                                 HELP SCREENS
  631.  
  632.    Many of the menus have a HELP option.   To access these,  just push the 
  633.    "H"  key (no quotes,  no [RETURN] key).   By using your arrows and  [Pg 
  634.    Up],  [Pg  Dn] keys,  you can move around the HELP file.   When you are 
  635.    finished looking at the HELP screen,  enter [ESC] to return to the main 
  636.    program  menu.   Almost every menu has a HELP screen.  Some menus  have 
  637.    another assistance-type screen called SAMPLE REPORTS or SAMPLE  LABELS.  
  638.    To access these, you would enter an "S".
  639.  
  640.    One menu may branch down to a number of other menus.  Think of these as 
  641.    branches  on a tree.   Regardless of how far down the tree you go,  you 
  642.    can always return to the next higher level by typing an "R".  By typing 
  643.    an  "R" repeatedly,  you can always return back to the  beginning,  the 
  644.    Main Program Menu. 
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.                           Installation - page VIII  
  650.  
  651.  
  652.                  INSTRUCTIONS FOR INSTALLING IN-CONTROL [TM]
  653.                           Three ready-to-run disks    
  654.    The disks are labeled:
  655.              Disk 1:  SALES-A   <--- This is the 'HELP' disk
  656.              Disk 2:  SALES-B   <--- This is the 'PROGRAM' disk.
  657.                                      Contains ACS-PERS.EXE & ACS1OV.OVL
  658.              Disk 3:  SALESDOC  <--- This is the Tutorial 
  659.  
  660.          -----If you run this program on a floppy-based system:-----
  661.  
  662.    Disk  1  should be formatted as a 'bootable' disk.   If not,  copy  the 
  663.    files from SALES-A to a disk that you have formatted with this command:
  664.                                     FORMAT A:/S
  665.  
  666.    To verify if your disk is 'bootable', check for the existence of a file 
  667.    named  'COMMAND.COM'.   The format instruction above should have placed 
  668.    this file onto your 'bootable disk'.  
  669.  
  670.    Place disk 1 into drive A and disk 2 into drive B.  Disk 2 contains the 
  671.    executable  program code,  while disk 1 has the Help and support files.   
  672.  
  673.    Enter this command from drive B:
  674.             B:ACS-PERS  <==== this will execute the main program
  675.  
  676.    Disk  3,  the sales documentation and tutorial,  is not used while  the 
  677.    program  is  running.   It  contains this 60 page tutorial and  can  be 
  678.    printed  out will this command:          
  679.                               COPY SALESDOC LPT1:
  680.  
  681.    If  you wish to browse through this text file before printing  it  out, 
  682.    you  can use a utility named 'LIST.COM' that already exists on disk  3, 
  683.    with this command:
  684.                                  LIST SALESDOC
  685.  
  686.               -----If you run this program on a Hard Disk-----
  687.  
  688.    Create  a subdirectory on your hard disk,  such as \ACS,  then copy all 
  689.    files  from all three disks into that subdirectory.   From within  that 
  690.    subdirectory, enter this command to run the program:
  691.                   ACS-PERS  <---- will execute ACS-PERS.EXE
  692.  
  693.    To print out the tutorial, enter this command:
  694.                              COPY SALESDOC LPT1:
  695.    If you wish to browse through the tutorial file, enter this command:
  696.                                 LIST SALESDOC
  697.  
  698.                       -----Note on "Help" options-----
  699.    Many of the menus have a HELP option.   To access these,  just push the 
  700.    "H"  key (no quotes,  no [RETURN] key).   By using your arrows and  [Pg 
  701.    Up],  [Pg  Dn] keys,  you can move around the HELP file.   When you are 
  702.    finished looking at the HELP screen,  enter [ESC] to return to the main 
  703.    program  menu.   Almost every menu has a HELP screen.  Some menus  have 
  704.    another assistance-type screen called SAMPLE REPORTS or SAMPLE  LABELS.  
  705.    To access these,  you would enter an "S". One menu may branch down to a 
  706.    number  of  other  menus.  Think  of  these  as  branches  on  a  tree.  
  707.    Regardless  of how far down the tree you go,  you can always return  to 
  708.    the next higher level by typing an "R".   By doing this repeatedly, you 
  709.    can always return back to the beginning, the Main Program Menu. 
  710.  
  711.                            Installation - page IX
  712.  
  713.  
  714.                           PREFACE TO THE TUTORIALS
  715.  
  716.    This program relates activities to persons.   It will summarize dollars 
  717.    spent for any activity or group of activities,  for any person, for any 
  718.    period  of  time.    Thus it is ideal for tracking expense  data  on  a 
  719.    person  or prospect,  but it can also be used to summarize collections, 
  720.    subscriptions,  or  any monies received for any one person or group  of 
  721.    persons.
  722.  
  723.    Before  entering  an activity record,  you must first create  one  main 
  724.    record  in  the  Person file.   From this record will  be  related  all 
  725.    activities about that person.   Stated another way, you cannot enter an 
  726.    activity  into the Activity file unless you first have an entry in  the 
  727.    Person file.   There is one exception,  though. If someone is using the 
  728.    program in your absence,  such as a secretary,  the program will  allow 
  729.    him  or  her  to enter an unlimited number of activities for  a  person 
  730.    called 'NEW'.   This exception is intended to be used intermittently in 
  731.    your  absence  and allows you to identify those  activities  that  were 
  732.    recorded while you were gone. 
  733.  
  734.  
  735.                         Definition of 'Company Name':
  736.  
  737.            In the Person file you will observe these three fields:
  738.  
  739.     First Name :                          Last Name :                     
  740.     Full Company name of Person :                                             
  741.  
  742.    Let's  say  that you are making an entry for 'John Doe' and he  has  no 
  743.    company name.  Make these three entries:
  744.  
  745.     First Name :John   <====enter this    Last Name :Doe  <=====enter this
  746.     Full Company name of Person :John Doe <====enter 'John Doe' as the 
  747.                                            company name if he has no company.
  748.  
  749.                 Observing how the program shows appointments:
  750.  
  751.    Bring  up the program (ACS-PERS.EXE) the first time with this  command: 
  752.    ACS-PERS.   This  will take you through the system installation process 
  753.    and  will then present you with the Main Program Menu.   Once  you  see 
  754.    this, exit the program with an 'X'.  
  755.  
  756.    After  you  have left the program ,  set the system date to January  2, 
  757.    1986, with the following command:
  758.  
  759.                 C>DATE  <====== enter this command
  760.                 Current date is Mon 12-01-1986       
  761.                 Enter new date: 1-02-1986 <==== enter this date
  762.  
  763.    A  number  of  appointment records are in the Test  Data  that  reflect 
  764.    appointments made during the 2 weeks following January  2,  1986.   Now 
  765.    invoke the Prospect Tracking System by entering: ACS-PERS.  The program 
  766.    will  then  give you an analysis of the appointments for that  day,  as 
  767.    well  a  graphics  presentation of all appointments for  the  next  two 
  768.    weeks.  (It does this if you have at least one appointment for today.)
  769.  
  770.  
  771.                           PREFACE TO THE TUTORIALS
  772.                                   Continued
  773.  
  774.                A Preview of the options that customize this system:
  775.                         Accessing the Custom Options:
  776.  
  777.    Let's say that you don't want the program to show you the  appointments 
  778.    every  time  you  bring up the program.  Once you arrive  at  the  Main 
  779.    Program Menu,  you will observe Option 5,  Other Maintenance.   Enter a 
  780.    '5' (without quotes), and you will then be at the Maintenance Menu.  At 
  781.    this  menu,  you have a number of options.   Later you can come back to 
  782.    this  part  and explore the meaning of the various options  by  reading 
  783.    through the 'Help' file.  For now, enter 'C' to access:
  784.  
  785.          C)  Special features to customize this system to your needs
  786.  
  787.    You  will  then see the Custom Options Menu.    For now,  we  are  only 
  788.    interested in option 4,
  789.  
  790.              4)  Toggle initial graphics image for Appointments
  791.  
  792.    Before  selecting  option 4,  let's go to the Help file  to  understand 
  793.    exactly  what this option does.   Do this by entering an 'H' for  Help.  
  794.    Once  you have done this,  you will be in the Help file for the  Custom 
  795.    Options Menu.   Using the Up and Down arrows on your  keyboard,  scroll 
  796.    through the Help file until you come to the explanation for Option 4.
  797.  
  798.    After  you have  understood what Option 4 will do for you,  select  the 
  799.    'ESCAPE'  key to exit from the Help file.  You will then be back at the 
  800.    Custom  Options Menu.   For now,  enter '4' once and watch the  screen.  
  801.    The message to the right of Option 4 will change from [now on] to  [now 
  802.    off].   After  you have observed this change,  select '4' once more  so 
  803.    that  [now  off]  becomes  [now on],  thereby  restoring  the  original 
  804.    setting.   Later on,  when you become more proficient with the program, 
  805.    come  back to the Custom Options Menu and experiment with  the  various 
  806.    options available to you.  (You can,  for example, change the name used 
  807.    throughout  the program for Expenses to Collections or Revenues.   Many 
  808.    of  the names and titles used throughout this program can  be  modified 
  809.    through the Custom Options menu.)
  810.  
  811.    For  the  time being,  return to the Main Program Menu by entering  'R' 
  812.    twice.   Then exit the Main Program Menu by entering an 'X'.   Once you 
  813.    have returned to your default drive,  change the DATE back to the  true 
  814.    current date with the DATE command.
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.                                 TUTORIAL ONE:
  826.  
  827.  
  828.  
  829.                   Creating one new record in the Person File
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.                              tutorial 1 - page 1
  859.  
  860.  
  861.  
  862.    The first menu you see when you invoke IN-CONTROL [TM] is:
  863.                                                                       
  864. =============================================================================
  865. ------------------------ Person and Activity Tracking System ------------   |
  866.                                                                             |
  867.                                      ACS                                    |
  868.                               Main Program Menu                           
  869.                                                                           
  870.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  871.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  872.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  873.                                                                            
  874.                         1)  Person File and Mailing Labels                 
  875.                         2)  Activities File                                
  876.                         3)  Management Reports                             
  877.                         4)  Expenses Report                              
  878.                         5)  Other Maintenance                              
  879.                         6)  Search Through Data                            
  880.                         7)  Appointments                                   
  881.                         8)  Select Category                                
  882.                                                                            
  883.                                                                            
  884.                         X)  Exit System                                    
  885.                                                                             |
  886.                       Category Selected : ALL                               |
  887.                                                                             |
  888. =============================================================================
  889.  
  890.  
  891.    With IN-CONTROL [TM] you can relate activities to the Person File, such 
  892.    as  phone  calls  to prospects or inquiries from  customers.  From  the 
  893.    activities  are generated future appointments,  management and  expense 
  894.    reports. 
  895.  
  896.                          PURPOSE OF TUTORIALS:
  897.  
  898.    The  purpose of these tutorials will be to show you how the Person file 
  899.    integrates  with  the  Activities  file and  how  reports  and  expense 
  900.    summaries are generated from them within IN-CONTROL [TM].
  901.  
  902.                              tutorial 1 - page 2
  903.  
  904.  
  905.  
  906.                 ==============================================
  907.                 |     Adding a Record to the Person File      |
  908.                 ===============================================
  909.  
  910.  
  911.  
  912.    Let's say that you acquired the business card, below, from someone at a 
  913.    recent trade show.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.                                 BUSINESS CARD:
  918.  
  919.      -----------------------------------------------------------
  920.     |                 Paul Bowen                               |
  921.     |                  ACS                                     |
  922.     |                                                          |
  923.     |             2116 E. Arapaho                              |
  924.     |             Suite 226                                    |
  925.     |             Richardson, TX  75081                        |
  926.     |                                                          |
  927.     |             Phone: (214) 690-6017                        |
  928.     |                                                          |
  929.     ------------------------------------------------------------
  930.  
  931.    On the back of this card is scribbled the note: "Sells to OEMs only."
  932.  
  933.    To bring this into IN-CONTROL [TM],  go to the Main Program Menu,  then 
  934.    invoke '1' for the Person File.  You will then see:
  935.  
  936.  
  937. =============================================================================
  938.                                                                             |      
  939.                       Person and Activity Tracking System                   |
  940.                                                                             |
  941.                                   PERSON FILE
  942.                                                
  943.             ----------------------------------------------------------
  944.             |                                                        |
  945.             ----------------------------------------------------------
  946.             |                                                        |
  947.             |              A to ADD data                             |
  948.             |              G to GET/EDIT data                        |
  949.             |                                                        |
  950.             |                                                        |
  951.             |              L to print mailing LABELS                 |
  952.             |                                                        |
  953.             |              H for Help/Tutorial on Person File        |
  954.             |                                                        |
  955.             |              R to RETURN to main menu                  |
  956.             |                                                        |
  957.             ----------------------------------------------------------      |
  958.                                                                             |                     
  959.                            PLEASE ENTER YOUR CHOICE :                       |
  960.  ============================================================================
  961.  
  962.                              tutorial 1 - page 3
  963.  
  964.  
  965.    Enter an 'A'.  You will see the blank screen as below.
  966.  
  967. =============================================================================   
  968.   ---------------------- Person and Activity Tracking System -------------- |
  969.                                                                             |
  970. Date              /  /                                                      |
  971. Name of Contact:  Addressed as (Mr., Ms., Miss or Mrs.)    :Mr.           
  972.     First Name :                          Last Name :                     
  973. Full Company name of Person :                                             
  974. ****Address of Person ****                                                
  975. Address1  :                                                               
  976. Address2  :                                                               
  977. City :                                                                    
  978. State TX              Zip Code     0                                      
  979. Phone Number  :(   )000-0000                                              
  980. Comment one :                                                             
  981. Comment two :                                                             
  982. Referred by :                                                             
  983. Date expenses were last  summarized  :  /  /       Time of update :       
  984. Summary of expenses for this Person, all activities :                 0.00
  985. Category Selected                                          1              
  986.                                                                           
  987.           MAKE AS MANY ENTRIES AS YOU WANT.                                 |
  988.           WHEN DONE ENTER BLANKS FOR COMPANY NAME                           |
  989.                                                                             |
  990. =============================================================================
  991.  
  992.    You  can add data into this screen just by moving your  cursor  around. 
  993.    After you have finished entering data,  hit the 'ENTER' or 'RETURN' key 
  994.    enough  times so that you go to the end of the screen.   You will  then 
  995.    automatically move to the next screen.   In this manner,  you can enter 
  996.    one  screen (or record) after the other.  If you want to stop  entering 
  997.    data, leave this field blank that says:
  998.  
  999.           Full Company name of Person :
  1000.  
  1001.    This field is important because the computer keeps track of each record 
  1002.    by the name that you enter here.  Later on, when you want to search for 
  1003.    an existing record,  you have to enter the name that you had originally 
  1004.    entered.
  1005.     
  1006.    Anyway,  enter  the  data from the business card that you saw  earlier.  
  1007.    Make  sure that you enter 'ACS' (all caps) for 'Full Company  name   of 
  1008.    Person'.  The program uses this item to search for other data. When you 
  1009.    come  to  the field named 'COMMENT1',  enter  the  handwritten  comment 
  1010.    written on the back of the card:  "Sells to OEMs only".  Later on,  you 
  1011.    can  search  for any of the keywords,  such as "OEM" or  "Sells".   You 
  1012.    would do this from the Main Program Menu,  Search Through Data,  option 
  1013.    6.   For now,  just enter the text as shown, then push the [RETURN] key 
  1014.    enough to go to the bottom of the screen.   When you are finished,  you 
  1015.    will see this on the bottom of the screen.
  1016.  
  1017.           MAKE AS MANY ENTRIES AS YOU WANT.
  1018.           WHEN DONE ENTER BLANKS FOR COMPANY NAME
  1019.           Press Any Key When Ready 
  1020.  
  1021.  
  1022.                              tutorial 1 - page 4
  1023.  
  1024.  
  1025.    When you push the [RETURN] or [ENTER] key again,  you will see  another 
  1026.    blank  screen.   The program assumes you are finished entering  records 
  1027.    when you leave this field blank: 
  1028.  
  1029.           Full Company name of Person :
  1030.  
  1031.    Since  you  are now looking at a blank record,  push the  [RETURN]  key 
  1032.    enough  times to go to the bottom of the screen,  or,  as a short  cut, 
  1033.    hold down these two keys at the same time: [CONTROL] [C].  This has the 
  1034.    effect  of 'flipping' to the bottom of the screen during data entry  or 
  1035.    edit.  This is true wherever you are in the program.
  1036.  
  1037.  
  1038.                 ==============================================
  1039.                 |    Returning to the Person File Menu        |
  1040.                 ===============================================
  1041.  
  1042.    Now  go to the "G" option.   You should see (with  slightly   different 
  1043.    data):
  1044.  
  1045.  
  1046. ============================================================================= 
  1047.                                                                             |
  1048. Date            04/15/86                                                    |
  1049. Name of contact:  Addressed as (Mr., Ms., Miss or Mrs.)    :Mr.             |
  1050.     First Name :John D.                   Last Name :Cauble, Jr.          
  1051. Full Company name of Person :           Accounting & Tax Service          
  1052. ****Address of Person ****                                                
  1053. Address1  :11056 Shady Trail                                              
  1054. Address2  :Suite 101                                                      
  1055. City :Dallas                                                              
  1056. State TX              Zip Code 75229                                      
  1057. Phone Number  :(214)357-5454                                              
  1058. Comment one :He is the accountant who does some work for Lolir Lectronics 
  1059. Comment two :(also call (214) 357-5461)                                   
  1060. Referred by :                                                             
  1061. Date expenses were last  summarized  :01/01/01     Time of update :11:22:20
  1062. Summary of expenses for this Person, all activities :                 0.00
  1063. Category Selected                                        1                
  1064.                                                                           
  1065.           ENTER N FOR NEXT, P FOR PREVIOUS                                  |
  1066.               S FOR SEARCH, M FOR MORE COMMANDS                             |
  1067.            RETURN EXIT                                      F7 MULTI PRINT  |
  1068. ============================================================================= 
  1069.  
  1070.    This  is  the  screen that you saw a second ago,  but with  some  other 
  1071.    commands at the bottom:
  1072.                     ENTER N FOR NEXT, P FOR PREVIOUS
  1073.                         S FOR SEARCH, M FOR MORE COMMANDS
  1074.                      RETURN EXIT               F7 MULTI PRINT
  1075.  
  1076.    This  means that if you enter an "S",  you can search for a record.  If 
  1077.    you enter an "N",  you will go to  the next record in the file.  If you 
  1078.    re-enter a "P",  you will go back one record,  to the prior one.  We'll 
  1079.    come to "M" in just a minute.
  1080.  
  1081.                              tutorial 1 - page 5
  1082.  
  1083.  
  1084.    For now,  enter "S".   You should hear a beep, and the screen will then 
  1085.    go  blank.   Note  that the cursor has now moved to the this  line  (or 
  1086.    field):
  1087.  
  1088.           Full Company name of Person :
  1089.  
  1090.    Enter  the  letters 'ACS' (all caps),  followed by  a  [RETURN].    The 
  1091.    program  should  show you the record for the company whose  information 
  1092.    you entered earlier from the business card.
  1093.  
  1094.    When  you search for records,  you use the company name to retrieve any 
  1095.    record.  The  company  name is important because,  with this  piece  of 
  1096.    information,  the  computer  can locate any record in  the  file.   The 
  1097.    company  name  must  have the same  capitalization  as  you  originally 
  1098.    entered it.   If you wish,  you can make a partial entry.  For example, 
  1099.    let's  say that you had originally entered "General  Motors".   If,  in 
  1100.    searching for this record,  you entered "Ge",  you would find it,  or a 
  1101.    record  close enough to it that you could use the "P" and "N" option to 
  1102.    find it.
  1103.  
  1104.  
  1105.    Why would you have a close match, but not a perfect one? Let's say that 
  1106.    you  had  originally made two entries:  "General Motors"  and  "General 
  1107.    Foods".   If  you searched for "Ge",  the first record satisfying  this 
  1108.    requirement  would not be "General Motors",  but "General  Foods".  But 
  1109.    right behind it would be the record for "General Motors",  just like in 
  1110.    a 3 by 5 card box. Anyway, with the "S" option, you can search anywhere 
  1111.    you want,  but you must always put some value there,  not just a blank. 
  1112.    If the computer can't find any match at all, it will say:
  1113.  
  1114.                 NOT FOUND
  1115.                 TRY AGAIN(Y/N)?
  1116.  
  1117.    If  you  want to try again to search for  another  record,  enter  "Y"; 
  1118.    otherwise, enter an "N" for no.
  1119.  
  1120.  
  1121.    After  entering the "N",  you will be back to the prior  menu,  on  the 
  1122.    bottom of which is:
  1123.           ENTER N FOR NEXT, P FOR PREVIOUS
  1124.               S FOR SEARCH, M FOR MORE COMMANDS
  1125.            RETURN EXIT                                      F7 MULTI PRINT
  1126.    
  1127.  
  1128.    Enter an "M" for more commands.  You will then hear a beep and some new 
  1129.    commands will appear:
  1130.  
  1131.           ENTER E TO EDIT, D TO DELETE,
  1132.                 P TO PRINT,            
  1133.           PRESS RETURN WHEN DONE
  1134.  
  1135.    If you wish to edit this record,  enter the "E".  After doing this, you 
  1136.    will  hear  a  beep,  the screen will blink,  and you should  see  this 
  1137.    message on the bottom:
  1138.  
  1139.  
  1140.           ENTER ALL CHANGES
  1141.  
  1142.                              tutorial 1 - page 6
  1143.  
  1144.  
  1145.    When you see this, it means that you can move around the screen as much 
  1146.    as you wish using the arrows or hitting "ENTER".   Make any changes you 
  1147.    wish.  When you come to the end of the screen, you will then see:
  1148.  
  1149.            ANY MORE CHANGES (Y/N)?  N
  1150.  
  1151.    If  you say "Y",  then you can continue making changes to this  record. 
  1152.    Otherwise,  by entering an "N" ,  or just by hitting "ENTER",  you will 
  1153.    then see this again:
  1154.  
  1155.  
  1156.           ENTER E TO EDIT,  D TO DELETE
  1157.                 P TO PRINT             
  1158.           PRESS RETURN WHEN DONE
  1159.  
  1160.    If you wish to delete this or any record,  enter the "D"  option.   You 
  1161.    should see:
  1162.  
  1163.  
  1164.           ENTER E TO EDIT, D TO DELETE,
  1165.                 P TO PRINT              
  1166.           ARE YOU SURE(Y/N)?N
  1167.  
  1168.    This  system  automatically  inserts an "N" to this answer  unless  you 
  1169.    override it by entering a "Y".   If you do enter a "Y",  you will  then 
  1170.    see:
  1171.  
  1172.           ENTER E TO EDIT, D TO DELETE,
  1173.                 P TO PRINT             
  1174.           PRESS RETURN WHEN DONE
  1175.  
  1176.    Press "ENTER".  After you go back one or two screens,  you will then be 
  1177.    back to the main menu for the Person File.
  1178.  
  1179.    Note  that you enter the "R" option to get back to the last menu.  This 
  1180.    is true from any menu.  "R" will get you back to the last menu.
  1181.  
  1182.    After  entering an "R",  you should have returned to the  Main  Program 
  1183.    Menu.
  1184.  
  1185.                              tutorial 1 - page 7
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.                                 TUTORIAL TWO:
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.                   Adding two records into the Activity file 
  1206.  
  1207.              for the one record just entered into the Person file
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.                              tutorial 2 - page 8
  1235.  
  1236.  
  1237.                      ADDING RECORDS TO THE ACTIVITY FILE:
  1238.  
  1239.                          TUTORIAL FOR ACTIVITIES FILE
  1240.  
  1241.                                    OVERVIEW
  1242.  
  1243.    The Activities file serves 3 purposes:
  1244.  
  1245.    1)  As you contact  people over the phone,  the screen will identify to 
  1246.    you detail information on that person as soon as you input the  company 
  1247.    name into the Activity screen,  or the first few letters of the company 
  1248.    name.  
  1249.  
  1250.    2)  In your absence, your secretary may be receiving inquiries for you.  
  1251.    In  those cases where the caller already has a record entered into  the 
  1252.    Person  file,  your  secretary will see all of the  detail  information 
  1253.    about that person in 2 seconds.  If, on the other hand, that inquiry is 
  1254.    from  a  person not known to you,  your secretary will then be able  to 
  1255.    enter  a  message  plus some more detail  information,  such  as  name, 
  1256.    address, and zip code. 
  1257.  
  1258.    This achieves two objectives:  a)  You or your secretary can input data 
  1259.    into  the Activity file on any person,  regardless of  whether  or  not 
  1260.    they are already in the Person file.  b) Messages taken in your absence 
  1261.    into  the 'NEW' category will not be lost but will be grouped  together 
  1262.    in the activity reports, with their comments and phone numbers. In this 
  1263.    way,  you can follow up on all inquiries made in your absence,  even if 
  1264.    your secretary recorded partial messages.
  1265.  
  1266.    3)   All  of  the  activities--both  incoming  inquiries  and  outgoing 
  1267.    prospecting  calls--will  generate  reports,  sorted  by  name,  dates, 
  1268.    company name,  comments, that will help you track and then follow up on 
  1269.    those calls.
  1270.  
  1271.  
  1272.    Observe  that  if the person is already in the Person file,  a  lot  of 
  1273.    information  is displayed either to you or to your secretary,  but  you 
  1274.    input  only  3  new  items per  activity:  "COMMENTS",  "DATE  OF  NEXT 
  1275.    APPOINTMENT  OR COMMITMENT",  and  "EXPENSES FROM THIS ACTIVITY".
  1276.  
  1277.  
  1278.  
  1279.                              tutorial 2 - page 9
  1280.  
  1281.  
  1282.    From the Main Program Menu, you should see this screen:
  1283.                                                                       
  1284. ============================================================================= 
  1285.                                                                             |
  1286. ------------------------ Person and Activity Tracking System ------------   |
  1287.                                                                             |
  1288.                                      ACS                                  
  1289.                               Main Program Menu                           
  1290.                                                                           
  1291.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  1292.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  1293.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  1294.                                                                            
  1295.                         1)  Person File and Mailing Labels                 
  1296.                         2)  Activities File                                
  1297.                         3)  Management Reports                             
  1298.                         4)  Expenses Report                              
  1299.                         5)  Other Maintenance                              
  1300.                         6)  Search Through Data                            
  1301.                         7)  Appointments                                   
  1302.                         8)  Select Category                                
  1303.                                                                            
  1304.                         X)  Exit System                                    
  1305.                                                                             |
  1306.                       Category Selected : ALL                               |
  1307.                                                                             | 
  1308. =============================================================================      
  1309.  
  1310.    Select option 2, Activities File.  You should then see this menu:
  1311.                                        
  1312. =============================================================================
  1313.                         Person and Activity Tracking System                 |
  1314.                                                                             |
  1315.                                    Activity File                            |
  1316.                                                                            
  1317.             |--------------------------------------------------------|     
  1318.             |                                                        |     
  1319.             |========================================================|     
  1320.             |                                                        |     
  1321.             |           A to ADD data                                |     
  1322.             |           G to GET/EDIT data                           |     
  1323.             |           1 to automatically make future activities    |     
  1324.             |            (for Appointments)                          |     
  1325.             |           2 for four week/99 year universal calendar   |     
  1326.             |                                                        |     
  1327.             |           H  for Help/Tutorial on Activity File        |     
  1328.             |                                                        |     
  1329.             |           R to RETURN to prior menu                    |     
  1330.             |                                                        |     
  1331.             |--------------------------------------------------------|     
  1332.                                                                             |
  1333.                            PLEASE ENTER YOUR CHOICE :                       |
  1334.                                                                             |
  1335. ============================================================================
  1336.  
  1337.                              tutorial 2 - page 10
  1338.  
  1339.  
  1340.    ======================================================================
  1341.    |                         ADDING A 1ST RECORD:                       |
  1342.    |             CALLER OR PERSON ALREADY IN PERSON FILE                | 
  1343.    |                                                                    |
  1344.    |                                                                    |
  1345.    |  (inquiry made to you or your secretary from an existing prospect, |
  1346.    |         or prospecting call that you make to your prospect)        |
  1347.    |      This example uses the TEST DATA that comes with the demo.     | 
  1348.    ======================================================================
  1349.  
  1350.                                (A to ADD data)
  1351.                                                                             
  1352.    When  you  invoke the "A" option from the Activity menu,  you will  see 
  1353.    this screen:
  1354.  
  1355. =============================================================================
  1356.  -------------------- Person and Activity Tracking System ---------------   |
  1357.                               Activity File                                 |
  1358.                                                                             |
  1359.                                                                             
  1360.                                                                             
  1361.                                                                             
  1362. Full Company Name for Person  :NEW                                       
  1363.   (defaults to NEW.  If you are finished entering records,                  |
  1364.    touch the space bar three or four times to remove the NEW)               |
  1365.                                                                             |
  1366. =============================================================================
  1367.                                                                             
  1368.                                                                             
  1369.    Let's say that you have a prospect named "ACS" in the Person file  that 
  1370.    you  are about to call,  but that you have forgotten how it is spelled.  
  1371.    In this case, enter just the first letter, or "A" (without the quotes), 
  1372.    and  the  program will search for all companies that  begin  with  that 
  1373.    first letter.
  1374.                                                                    
  1375.          Full Company Name for Person  :A                                
  1376.                                                                    
  1377.    Observe  that as you typed in the "A" over the word "NEW"" (the default 
  1378.    name),  you  could also enter the space bar once or twice to clear  out 
  1379.    the  2 characters following "A",  although you don't have to  do  this.  
  1380.    Whatever  letter  appears first will dictate the search  for  similarly 
  1381.    named companies.
  1382.  
  1383.    [NOTE:  Here  are  the three alternate  events that could occur as  you 
  1384.    enter a name or letter into the blank spaces on the above  screen.   1) 
  1385.    The program looks to see if the word "NEW" is there.  If so, it sets up 
  1386.    a 'NEW" record.  (or) 2) You type in a name that is in the Person file.  
  1387.    The  program  then retrieves all detail information and displays it  to 
  1388.    you.   This set step is described in a few lines.  (or) 3) You enter  a 
  1389.    company name that the system doesn't recognize. It then takes the first 
  1390.    letter that you entered, in this case "A", and searches the Person file 
  1391.    for  all companies beginning with that name.  The program then presents 
  1392.    that list to you,  along with first and last name of the  contact,  and 
  1393.    his or her phone number.]
  1394.  
  1395.                              tutorial 2 - page 11
  1396.  
  1397.  
  1398.    After you have typed in an "A", you will see the following screen:
  1399.                                                                    
  1400.                                                                    
  1401. =============================================================================
  1402.           The system could not find your entry.                             |
  1403.                                                                             |
  1404. These are the records in the Person File that begin with the first          |
  1405. letter of the name you just inputted.  They appear with the name of       
  1406. the Person, followed by the first and last name of the contact.           
  1407.                                                                           
  1408. When you input the name of the Person, the spelling and capitalization    
  1409. should be exactly the same as the entry in the Person File.               
  1410.                                                                           
  1411.            [To change search width of 1 character(s),                     
  1412.              go to the Maintenance Menu, option 9]                        
  1413.                                                                           
  1414.  ACS : Paul Bowen, (214)690-6017                                            
  1415.  Accounting & Tax Service : John D. Cauble, Jr., (214)357-5454            
  1416.  Addmaster/Marchant : Hugh Clary, (818)358-2395                             |
  1417. Press any key to continue...                                                |
  1418.                                                                             |
  1419. =============================================================================
  1420.  
  1421.    The  first record is the one you just inputted.   The second and  third 
  1422.    records are from the Test Data that comes with this demo.  Remember the 
  1423.    correct  spelling of the Company name.   After you press any  key,  you 
  1424.    will then see the following screen:
  1425.  
  1426. =============================================================================
  1427.  ----------------- Person and Activity Tracking System ------------------   |
  1428.                               Activity File                                 |
  1429.                                                                        
  1430.                                                                        
  1431.                                                                        
  1432. Full Company Name for Person  :NEW                                  
  1433.                                                                        
  1434.                                                                        
  1435. Observe  that  at  this menu,  you must enter either  the  word  "NEW"(without 
  1436. quotes)  or the full name of your prospect's company name,  as stored  in  the 
  1437. Person file.   If you are unsure of how the name is stored,  enter the first 
  1438. letter  and the program will display to you all companies beginning with  that 
  1439. first letter.                                                               |
  1440.                                                                             |
  1441. =============================================================================
  1442.  
  1443.  
  1444.    Now enter the name "ACS" into the space occupied by the word "NEW",  as 
  1445.    in (note all upper and lower case conventions):
  1446.  
  1447.                                                        enter this      
  1448.              Full Company Name for Person  :ACS    <=====================
  1449.  
  1450.  
  1451.                              tutorial 2 - page 12
  1452.  
  1453.  
  1454.    You will then see the following screen:                            
  1455.                                                                    
  1456. =============================================================================  
  1457. The contact for ACS is :                                                    |
  1458.                                                                             |
  1459. Mr. Paul Bowen, (214)690-6017                                               |
  1460.                                                                    
  1461.                                                                    
  1462.                                                                    
  1463. Comments from the Person Master file about ACS :    
  1464.                                                                    
  1465.                                                                    
  1466.                                                                    
  1467. Sells to OEMs only.
  1468.                                                                    
  1469.                                                                             |
  1470.                                                                             |
  1471.                                                                             |
  1472. =============================================================================
  1473.  
  1474.                                                                    
  1475.    The  purpose of this screen is to show you the original  comments  from 
  1476.    the Person file about this prospect.  After you then enter any key, you 
  1477.    will see the following screen:
  1478.  
  1479.  
  1480. =============================================================================
  1481.  -------------------- Person and Activity Tracking System ---------------   |
  1482.                                                                             |
  1483.                                                                           
  1484. Name of contact:  Addressed as (Mr., Ms., Miss or Mrs.)    :Mr.           
  1485.     First Name :Paul                      Last Name :Bowen                  
  1486. Full Company name of Person :           ACS                               
  1487. Category Selected                                             1           
  1488.                                                                           
  1489. Activity date  :08/04/86               Time      :21:24:25                
  1490. Address line one :2116 E. Arapaho                                         
  1491. Address line two :Suite 226                                               
  1492. City :Richardson                                                          
  1493. State TX               Zip code 75081                                     
  1494. Phone number  :(214)690-6017                                              
  1495. Comments   :                                                              
  1496.                                                                           
  1497.                                                                             |
  1498. Date of next Appointment                               01/01/01             |
  1499. How much expense did you incur on this activity :         0.00              |
  1500. ============================================================================
  1501.  
  1502.                              tutorial 2 - page 13
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.    This screen serves to collect 3 items from you: 
  1507.  
  1508.      COMMENTS   :  (200 characters)
  1509.      DATE  OF NEXT APPOINTMENT:       <=====leave the default date
  1510.                                             alone unless you have an
  1511.                                             appointment.
  1512.  
  1513.      EXPENSES FROM THIS ACTIVITY:             
  1514.                                                                    
  1515.    On this activity, lets enter the following:
  1516.  
  1517. COMMENTS: "Show demo at 9am for modem 212A."
  1518. DATE OF NEXT APPOINTMENT:"12/10/88"          <=====do not use any quotes
  1519. EXPENSE:"50"                                     
  1520.  
  1521.    Later on, you can search through all of your comments for any word that 
  1522.    you  entered or any partial word by going to the Main Program Menu  and 
  1523.    invoking  Option  6,   Search  Through  Data.   Once  that  search  has 
  1524.    identified  the  activity  record  in  which  that  word  or  group  of 
  1525.    characters has occurred,  it will display the full comment and prospect 
  1526.    name to you for each occurrence.
  1527.  
  1528.    Observe also that if you enter an appointment into this screen, a whole 
  1529.    set  of appointment schedules is available to you from the Main program 
  1530.    Menu, Option 8, Appointment Schedules. 
  1531.  
  1532.    Also,  any  expense item you enter for this prospect can be  summarized 
  1533.    later for any prospect,  for any period of time,  using Option 4,  main 
  1534.    program menu, FINANCIAL REPORTS.
  1535.  
  1536.    In  any  case,  after  you  have entered  the  information  about  that 
  1537.    prospect,  you will see the following line appear on the bottom of your 
  1538.    screen:
  1539.                                                                    
  1540.                                                                    
  1541.                   IF YOU WISH TO IGNORE THIS ENTRY, ENTER A "1"                      
  1542.                   Press any key to continue...                                       
  1543.  
  1544.    If  you enter a "1" (without the quotes),  then this entire  record  is 
  1545.    forgotten.  Otherwise, this activity record is appended to the Activity 
  1546.    file. 
  1547.  
  1548.  
  1549.    The  reason for this is to give you the option of ignoring  prospecting 
  1550.    calls that were not completed while you waited on the phone.  Note that 
  1551.    if  you  enter nothing in the 4 fields indicated above,  the record  is 
  1552.    still saved under that name of that prospect,  unless you issue the "1" 
  1553.    to ignore it.
  1554.  
  1555.  
  1556.                              tutorial 2 - page 14
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.    ======================================================================
  1561.    |                         ADDING A 2ND RECORD                        |
  1562.    |             CALLER OR PERSON ALREADY IN PERSON FILE                | 
  1563.    |                                                                    |
  1564.    ======================================================================
  1565.  
  1566.  
  1567.    You should now be back to this menu for the Activity file:
  1568.  
  1569.  
  1570. =============================================================================
  1571.  ----------------------- Person and Activity Tracking System ------------   |
  1572.                               Activity File                                 |
  1573.                                                                             |
  1574.  
  1575.             |--------------------------------------------------------|     
  1576.             |                                                        |     
  1577.             |========================================================|     
  1578.             |                                                        |     
  1579.             |           A to ADD data                                |     
  1580.             |           G to GET/EDIT data                           |     
  1581.             |           1 to automatically make future activities    |     
  1582.             |            (for Appointments)                          |     
  1583.             |           2 for four week/99 year universal calendar   |     
  1584.             |                                                        |     
  1585.             |           H  for Help/Tutorial on Activity File        |     
  1586.             |                                                        |     
  1587.             |           R to RETURN to prior menu                    |     
  1588.             |                                                        |     
  1589.             |--------------------------------------------------------|     
  1590.                                                                             |
  1591.                            PLEASE ENTER YOUR CHOICE :                       |
  1592.                                                                             | 
  1593. =============================================================================
  1594.  
  1595.  
  1596.    Let's  repeat the last process and add another activity record for ACS. 
  1597.    As you again invoke the "A" option from the Activity menu, you will see 
  1598.    this screen:
  1599.  
  1600. =============================================================================
  1601.  ----------------------- Person and Activity Tracking System ------------   |
  1602.                               Activity File                                 |
  1603.                                                                             |
  1604.                                                                             
  1605.                                                                             
  1606. Full Company Name for Person  :NEW                                       
  1607.   (defaults to NEW.  If you are finished entering records,                  |
  1608.    touch the space bar three or four times to remove the NEW)               |
  1609.                                                                             |
  1610. =============================================================================
  1611.                                                                             
  1612.    Type the letters "ACS"  over the word "NEW", followed by [RETURN].  
  1613.                                                       enter this
  1614.              Full Company Name for Person  :ACS     <=================
  1615.  
  1616.  
  1617.                              tutorial 2 - page 15
  1618.  
  1619.  
  1620.    You will again see the following screen:   
  1621.                                                                              
  1622. =============================================================================
  1623. The contact for ACS is :                                                    |
  1624.                                                                             |
  1625. Mr. Paul Bowen, (214)690-6017                                               |
  1626.                                                                    
  1627.                                                                    
  1628.                                                                    
  1629. Comments from the Person  File about ACS :    
  1630.                                                                    
  1631.                                                                    
  1632.                                                                    
  1633. Sells to OEMs only.
  1634.                                                                    
  1635.                                                                    
  1636.                                                                             |
  1637. Press any key to continue...                                                |
  1638.                                                                             |
  1639. ============================================================================
  1640.  
  1641.    The  purpose  of this screen is to show you the original comments  from 
  1642.    the Person file about this prospect.  After you then enter any key, you 
  1643.    will see the following screen:
  1644.  
  1645. =============================================================================
  1646.  ----------------------- Person and Activity Tracking System ------------   |
  1647.                                                                             |
  1648.                                                                             |
  1649. Name of contact:  Addressed as (Mr., Ms., Miss or Mrs.)    :Mr.           
  1650.     First Name :Paul                      Last Name :Bowen                  
  1651. Full Company name of Person :           ACS                               
  1652. Category Selected                                             1           
  1653.                                                                           
  1654. Activity date  :08/04/86               Time      :21:24:25                
  1655. Address line one :2116 E. Arapaho                                         
  1656. Address line two :Suite 226                                               
  1657. City :Richardson                                                          
  1658. State TX               Zip code 75081                                     
  1659. Phone number  :(214)690-6017                                              
  1660. Comments   :                                                              
  1661.                                                                           
  1662.                                                                           
  1663. Date of next Appointments                              01/01/01           
  1664. How much expense did you incur on this activity :         0.00              |
  1665.                                                                             |
  1666.                                                                             |
  1667. ============================================================================
  1668.  
  1669.  
  1670.                              tutorial 2 - page 16
  1671.  
  1672.  
  1673. On this activity, lets enter the following:
  1674.  
  1675. COMMENTS: "Mail product literature and check back with prospect on Monday."
  1676. DATE OF NEXT APPOINTMENT:"12/15/88"                <=====do not use any quotes
  1677. EXPENSE:"35"                                     
  1678.  
  1679.  
  1680.    When  you  are finished entering these values,  enter  [RETURN]  enough 
  1681.    times so that you return back to the menu for the Activity file. 
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.                                ==============
  1687.                                |  SUMMARY : |
  1688.                                ==============
  1689.  
  1690.  
  1691.    You have created two activities records for 'ACS',  each with following 
  1692.    comments, expense items, and future appointments:
  1693.  
  1694.                                                                  FUTURE 
  1695. ACTIVITY          COMMENTS:                        EXPENSE     APPOINTMENTS
  1696.  #1       "Show demo at 9am for modem 212A."       $50          12/10/88
  1697.  #2        "Mail   product  literature   and        35          12/15/88
  1698.           check   back   with  prospect   on 
  1699.           Monday."
  1700.  
  1701.  
  1702.    Observe  that you did very little data entry for  each  activity,  even 
  1703.    though  a  lot  of detail information was presented to you  about  each 
  1704.    prospect--information that you input only once into the Person file!
  1705.  
  1706.  
  1707.                             tutorial 2 - page 17
  1708.  
  1709.  
  1710.                        ================================
  1711.                       |   OTHER ITEMS ON THE MENU     |
  1712.                       |   FOR THE ACTIVITIES FILE     |
  1713.                       =================================
  1714.  
  1715.  
  1716.                        ================================
  1717.                       |           OPTION "G"          |
  1718.                       | RETRIEVING AN EXISTING RECORD |
  1719.                       =================================
  1720.  
  1721.                              (G to GET/EDIT data)
  1722.  
  1723.    This  option  operates the same way as the  Person  file  Tutorial/Help 
  1724.    screen describes it. Once you understand how to retrieve a record using 
  1725.    the  "G" option in the Person file,  then you can do the same in  about 
  1726.    any other part of the program.  
  1727.  
  1728.    Observe that when you search for a record in the Activity file, you are 
  1729.    looking for a company name, using the  "S" option within the "G" screen 
  1730.    (as described in the Person file Tutorial). 
  1731.  
  1732.    You can test this by  entering an "S", then adding "ACS" to the company 
  1733.    name to search for.  Once you find the first "ACS" record, you can then 
  1734.    look  at  the records "behind" that first one,  using the "F"  and  "P" 
  1735.    options  (Forward and Prior) to flip back and forth to see each record.  
  1736.    All activity records for any one prospect are grouped together by date, 
  1737.    then time of message.
  1738.  
  1739.  
  1740.  
  1741.                                ==============
  1742.                                |  OPTION 1: |
  1743.                                ==============
  1744.  
  1745.                  (1 to automatically make future activities.)
  1746.  
  1747.    This option will allow you to create multiple activities in the future.  
  1748.    From  this  menu,  you can generate one activity every 3 weeks  for  18 
  1749.    months for one person.  Another possibility is to make activities every  
  1750.    day for a 3 week period.  A third example would be to create activities 
  1751.    on alternating Thursdays for one person for 24 months.   You can  elect 
  1752.    to  make  those activities on a day of the week,  such as  every  third 
  1753.    Thursday,  or on a date of the month,  such as making activities on the 
  1754.    1st, 5th, and 18th of every month for one person.
  1755.  
  1756.    The possibilities are unlimited!
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.                             tutorial 2 - page 18
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.                                TUTORIAL THREE:
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.                            Creating Expense reports
  1783.  
  1784.              from the two records entered into the Activity file
  1785.  
  1786.                                 in Tutorial 2:
  1787.  
  1788.  
  1789.  
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.  
  1795.  
  1796.  
  1797.  
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.                              tutorial 3 - page 19
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.                 ==============================================
  1819.                 |           Generating Financial              |
  1820.                 |              reports from                   |
  1821.                 |               the 2 records                 |
  1822.                 |         that you added to the Activity      |
  1823.                 |             File (Tutorial 2)               |
  1824.                 ===============================================
  1825.  
  1826.  
  1827.    From the Main Program Menu, you should see this screen:
  1828.                                                                       
  1829. =============================================================================
  1830.                                                                             |
  1831. ------------------------ Person and Activity Tracking System -----------    |
  1832.                                                                             |
  1833.                                      ACS                                  
  1834.                               Main Program Menu                           
  1835.                                                                           
  1836.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  1837.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  1838.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  1839.  
  1840.                                                                            
  1841.                         1)  Person File and Mailing Labels                 
  1842.                         2)  Activities File                                
  1843.                         3)  Management Reports                             
  1844.                         4)  Expenses Report                              
  1845.                         5)  Other Maintenance                              
  1846.                         6)  Search Through Data                            
  1847.                         7)  Appointments                                   
  1848.                         8)  Select Category                                
  1849.                                                                            
  1850.                                                                            
  1851.                         X)  Exit System                                     |
  1852.                                                                             |
  1853.                       Category Selected : ALL                               |
  1854. ============================================================================= 
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.                              tutorial 3 - page 20
  1859.  
  1860.  
  1861.    Select option 4, Expenses Report.  You should then see this menu:
  1862.  
  1863. =============================================================================
  1864.                                                                             | 
  1865. ------------------------ Person and Activity Tracking System -------------- |
  1866.                                                                             |
  1867.     Start Date               Expense Summary Menu         End Date    
  1868.   |-------------|           |-------------------|      |--------------|    
  1869.   |  01/01/01   |           | Please Choose One |      |  12/12/99    |    
  1870.   |-------------|           |-------------------|      |--------------|    
  1871.                                                                       
  1872.              1)  Change Start/Stop Date of Summary                    
  1873.              2)  Select Person Being Summarized :                     
  1874.              3)  Summarize and Post all Expenses from the Activity File    
  1875.                    [must do this first before invoking the next option]    
  1876.              4) Generate Summary Report to Printer                    
  1877.              H) Help Screen                     
  1878.              S) Sample Summary Reports                                
  1879.              R) Return to Prior Menu                                  
  1880.                                                                       
  1881.                      Date of most recent posting: 07/13/86            
  1882.                           Person to be summarized: ALL                      | 
  1883.                    Category Selected (defaults to ALL): ALL                 |
  1884.                                                                             |
  1885. =============================================================================
  1886.  
  1887.    Now  select option 3.   You should then see the following items on  the 
  1888.    screen:  (Some of them are from Test Data.)
  1889.  
  1890. =============================================================================
  1891. UPDATING ALL OF THE RECORDS IN THE PERSON FILE                              |
  1892. SUMMARIZING ALL DETAIL COST RECORDS FROM THE ACTIVITY FILE                  |
  1893.                                                                             |
  1894. ACS, Category is :        1                                           
  1895. $     50.00, occurred on 07/13/86   <======These 2 dates are when you first
  1896. $     35.00, occurred on 07/13/86                   entered the records
  1897. Total Expenses= $      85.00                        into the Activity File
  1898.                                                                       
  1899. Fourcolor Data Systems, Category is :        1                        
  1900. $     33.50, occurred on 03/17/86                                     
  1901. Total Expenses= $      33.50                                          
  1902.                                                                       
  1903. Lolir Lectronics, Category is :        1                              
  1904. $     40.00, occurred on 04/18/86                                     
  1905. $     22.50, occurred on 04/22/86                                     
  1906. $     18.50, occurred on 05/03/86                                     
  1907. Total Expenses= $      81.00                                          
  1908.                                                                       
  1909. Texas Commerce Plumbing, Category is :        1                       
  1910. $     21.50, occurred on 03/17/86                                     
  1911. $     27.50, occurred on 03/17/86                                     
  1912. $     40.00, occurred on 04/22/86                                           |
  1913. Total Expenses= $      89.00                                                |
  1914. Press any key to continue...                                                |
  1915. =============================================================================
  1916.                              tutorial 3 - page 21
  1917.  
  1918.  
  1919.    The first entries you see under 'ACS' are from the two activity records 
  1920.    you entered earlier in Tutorial Two.  The records that follow those two 
  1921.    are from the test data that comes with the demo disks.  For now, ignore 
  1922.    that  phrase:  'Category  is :  1'.   Observe that the  date  following 
  1923.    'occurred on' is the date the activity was originally entered.
  1924.  
  1925.  
  1926.    After  entering  [RETURN],  you should be back to the  Expense  Summary 
  1927.    Menu.  If so, enter option 4: 
  1928.  
  1929.              4) Generate Summary Report to printer                    
  1930.  
  1931.    You will then see:
  1932.  
  1933. =============================================================================
  1934.                                                                             |
  1935.                                                                             |
  1936.                                                                             |
  1937.  
  1938. Now sorting the files :                                               
  1939.                                                                       
  1940.                                                                       
  1941. If you wish to send this report to a text file for later viewing, enter a "1"  
  1942. now. Enter any other key to print out your report now, including  [RETURN].  
  1943.  
  1944.                                                                             |
  1945.                                                                             |
  1946.                                                                             |
  1947. ============================================================================= 
  1948.  
  1949.  
  1950.    Enter a '1' (no parentheses).  You will then see the following screen:
  1951.  
  1952.                                                                       
  1953. =============================================================================
  1954.    If  you  elect to view this file  now,  enter  "V".   Otherwise,  enter  |
  1955.    any other key, including [RETURN]                                        |
  1956.                                                                             |
  1957. =============================================================================
  1958.  
  1959.  
  1960.    Enter a 'V' (no parentheses) to view the report that you have created. 
  1961.  
  1962.    After you have entered a 'V',  you should see the report that is on the 
  1963.    top of the next page. 
  1964.  
  1965.  
  1966.                              tutorial 3 - page 22
  1967.  
  1968.  
  1969. =============================================================================
  1970.                                                                             |
  1971.                                                                             |  
  1972. Page No.     1              START DATE =01/01/01, END DATE =12/12/99        | 
  1973. 07/13/86
  1974.                                      SUMMARY EXPENSE REPORT
  1975.                                                 
  1976.                                          sorted by name
  1977.                     with full address, phone number, and contact printed out
  1978.  
  1979. ** PERSON  : ACS                                     
  1980.   TOTAL $ =     85.00,  2116 E.  Arapaho,  Suite  226,Richardson,  TX, 
  1981. 75081, (214)690-6017, Paul Bowen, Sells to OEMs only.  
  1982.  
  1983. ** PERSON  : Fourcolor Data Systems                  
  1984.   TOTAL $ =     33.50,  7011  Malabar  Street,  ,Dayton,  OH,  45459, 
  1985. (513)433-3780,  Steve Takiff,  also, call 800-3-4-color, they produce FASTBASE 
  1986. III  
  1987.  
  1988. ** PERSON  : Lolir Lectronics                        
  1989.   TOTAL $  =     81.00,  13933 N.  Central Expressway, Suite 212,Dallas, 
  1990. TX,  75243,  (214)234-8032,  Alan Lolir,  also, call 234-8056 ("Shari"), Jerry 
  1991. Prado works here John Cauble will bring up SBT system  
  1992.  
  1993. ** PERSON  : Texas Commerce Plumbing                 
  1994.   TOTAL $ =         89.00,  11056 Shady  Trail,  Suite,Dallas,  TX,  75229, 
  1995. (214)357-5454,  David  Beard,  interested in an estimating  program,  handling 
  1996. material,labor hours,markup,rate, for plumbing 
  1997.                                                                             |
  1998. ACS HELP                                Keys: PgUp PgDn Arrows ESC=exit     |
  1999.                                                                             |
  2000. =============================================================================
  2001.  
  2002.    Observe in this report that each company is followed by the information 
  2003.    that you entered once into the Person file, including the comment. 
  2004.  
  2005.    After  you are finished browsing though this report,  push the [ESCAPE] 
  2006.    key once to return back to the Expense Summary Menu.
  2007.  
  2008.    Also,  the  program  will  default to summarizing  all  activities  for 
  2009.    persons who are in the Person file.   If you wish,  you can select just 
  2010.    one name on which to summarize expenses.  To verify this, select option 
  2011.    2:
  2012.                                      
  2013.              2)  Select person being summarized :                     
  2014.  
  2015.                              tutorial 3 - page 23
  2016.  
  2017.  
  2018.    If you had selected one company name,  such as 'ACS',  then the Expense 
  2019.    report would be summarized on that one name only.  In this way, you can 
  2020.    focus  the  report  on  one company  or  on  all  companies  that  have 
  2021.    activities with expense items entered into the Activity File.
  2022.  
  2023.    In  addition  to selecting by company name,  you can  select  the  time 
  2024.    period on which you wish to summarize your expenses.   This defaults to 
  2025.    99 years, but you can change this by selecting option 1:
  2026.  
  2027.              1)  Change Start/Stop Date of Summary
  2028.  
  2029.    With  this option,  you can select any period you wish,  from a 2  week 
  2030.    period  that occurred 5 years ago to last months  expenses.    Whatever 
  2031.    dates  you  select will appear on the top of the report that  you  then 
  2032.    create.
  2033.  
  2034.    If you are unsure of options 1 through 4 mean, you can call up the Help 
  2035.    file,  option  H),  which will explain option by option what  each  one 
  2036.    does.   Try this now. (When you are finished with the Help screen, push 
  2037.    the [ESCAPE] key one to come back to the Expense Summary Menu.  
  2038.  
  2039.  
  2040.                 ==============================================
  2041.                 |             Returning to the                |
  2042.                 |             Main Program Menu               |
  2043.                 |                                             |
  2044.                 ===============================================
  2045.  
  2046.    You should be at the Expense Summary Menu.  Select the Return option by 
  2047.    pushing  'R'  once  (no quotes),  and you should be back  to  the  main 
  2048.    program menu, below:
  2049.                                                                       
  2050. =============================================================================
  2051. ------------------------ Person and Activity Tracking System -----------    |
  2052.                                                                             |
  2053.                                      ACS                                    |
  2054.                               Main Program Menu                           
  2055.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2056.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  2057.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2058.                                                                            
  2059.                         1)  Person File and Mailing Labels                 
  2060.                         2)  Activities File                                
  2061.                         3)  Management Reports                             
  2062.                         4)  Expenses Report                              
  2063.                         5)  Other Maintenance                              
  2064.                         6)  Search Through Data                            
  2065.                         7)  Appointments                                   
  2066.                         8)  Select Category                                
  2067.                                                                            
  2068.                         X)  Exit System                                    
  2069.                                                                             |
  2070.                      Category Selected : ALL                                |
  2071.                                                                             | 
  2072. =============================================================================
  2073.  
  2074.                              tutorial 3 - page 24
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.                                 TUTORIAL FOUR:
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.                          Creating Appointment reports 
  2094.  
  2095.              from the two records entered into the Activity file:
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.  
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.  
  2125.  
  2126.                              tutorial 4 - page 25
  2127.  
  2128.  
  2129.  
  2130.  
  2131.                 ==============================================
  2132.                 |           Generating Appointment            |
  2133.                 |              schedules from                 |
  2134.                 |               the 2 records                 |
  2135.                 |         that you added to the Activity      |
  2136.                 |             File (Tutorial 2)               |
  2137.                 ===============================================
  2138.  
  2139. =================================================================================== 
  2140.  
  2141.    From the Main Program Menu, you should see this screen:
  2142.                                               
  2143. =============================================================================
  2144.                                                                             |
  2145. ------------------------ Person and Activity Tracking System -----------    |
  2146.                                                                             |
  2147.                                      ACS          
  2148.                               Main Program Menu   
  2149.                                                   
  2150.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2151.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  2152.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2153.  
  2154.                                                                            
  2155.                         1)  Person File and Mailing Labels                 
  2156.                         2)  Activities File                                
  2157.                         3)  Management Reports                             
  2158.                         4)  Expenses Report                              
  2159.                         5)  Other Maintenance                              
  2160.                         6)  Search Through Data                            
  2161.                         7)  Appointments                                   
  2162.                         8)  Select Category                                
  2163.                                                                            
  2164.                                                                            
  2165.                         X)  Exit System                                    
  2166.                                                                             |
  2167.                       Category Selected : ALL                               |
  2168.                                                                             | 
  2169. =============================================================================
  2170.  
  2171.    Select  option  8,  Appointments.   You should this message,  then  the 
  2172.    following Appointments Menu: 
  2173.  
  2174. =============================================================================
  2175.           The   program   is  now  doing  some   sorting   and   indexing.  |
  2176.           Please wait until the system is finished sorting                  | 
  2177.           before touching the keyboard.                                     |
  2178.                                                    
  2179.  
  2180.                              tutorial 4 - page 26
  2181.  
  2182.  
  2183. ============================================================================
  2184. ------------------------ Person and Activity Tracking System -----------    |
  2185.                                                                             |
  2186.                            Appointments  Menu                               |
  2187.         *****Make sure your printer is on line before choosing***** 
  2188.                             ---------------------       
  2189.                             | Please Choose One |       
  2190.                             ---------------------       
  2191.                                                         
  2192.  1)  List out all prior Appointments                    
  2193.      (Occurring  prior to today)                        
  2194.                                                         
  2195.  2)  Produce today's Appointments                       
  2196.                                                         
  2197.  3)  Print all future Appointments, excluding today's   
  2198.                                                         
  2199.  4)  Print all future Appointments, including today's   
  2200.                                                         
  2201.  5)  Display a graphics image of any 14 day prior of  Appointments  
  2202.  
  2203.  6)  Select your start/stop date for Appointments, then print out   
  2204.  H)  Help Screen for Appointments Menu                  
  2205.                                                         
  2206.  S)  Sample schedules                                   
  2207.                                                         
  2208.  R)  Return to prior menu                                                   |
  2209.                                                                             |
  2210.                                                                             | 
  2211. =============================================================================
  2212.  
  2213.    Select  option 4.  (Print all future Appointments,  including today's).  
  2214.    After you have selected this print option, or any print option for that 
  2215.    matter,  the program will first ask you if you want to send this report 
  2216.    to  a text file for later viewing.   Answer 'yes' to this  question  by 
  2217.    entering a '1'.   A few seconds later, the program will then ask you if 
  2218.    you  wish to view the report now.   Answering 'yes' to this question by 
  2219.    entering a 'V'.  You will then see the following report:
  2220.  
  2221.  
  2222. =============================================================================
  2223.                                                                             |
  2224. Page No.     1             ALL FUTURE APPOINTMENTS, INCLUDING TODAY'S       |
  2225. 07/27/86                                                                    |
  2226.  
  2227. ** DATE : 12/10/88
  2228.                                                                        
  2229. December  10,  ACS,  Paul Bowen,(214)690-6017,  2116 E. Arapaho, Suite  226, 
  2230. Richardson, TX, Show demo at 9am for modem 212A.
  2231.  
  2232.  
  2233. ** DATE : 12/15/88
  2234. December  15, ACS,  Paul Bowen, (214)690-6017, 2116 E.  Arapaho, Suite  226, 
  2235. Richardson,  TX,  Mail  product  literature  and check back with  prospect  on 
  2236. Monday.                                                                     |
  2237.                                                                             | 
  2238. =============================================================================
  2239.  
  2240.                              tutorial 4 - page 27
  2241.  
  2242.  
  2243.    To  see  all of this report in the text file,  you will have to  scroll 
  2244.    left  and  right  by using the left and right  arrows  on  the  numeric 
  2245.    keypad.  You will observe, first of all, that each appointment date has 
  2246.    its own unique comment, which is the comment that you entered each time 
  2247.    you created an activity record.   Secondly,  you will observe that even 
  2248.    though a lot of information appears for each appointment, such as name, 
  2249.    address,  zip code,  and phone number, you did not have to enter hardly 
  2250.    any of it yourself.   In other words, the data that you entered once in 
  2251.    the  Person file is drawn over to each activity record that you create, 
  2252.    without you having to re-enter it every time.
  2253.  
  2254.    In  any  case,  to  leave the report that you  are  viewing,  push  the 
  2255.    [ESCAPE] key once and you should return to the Appointments  Menu.   If 
  2256.    you wish clarification of what each of the first 4 options means,  push 
  2257.    the  'H' key for help and then browse around the Help  screen,  reading 
  2258.    the  definitions of options 1 through 4.   When you are finished,  push 
  2259.    the [ESCAPE] key again to return to the Appointments Menu.
  2260.  
  2261.    From the Appointments Menu, select option 5:
  2262.  
  2263.        5)   Display a graphics image of any 14 day period of  Appointments  
  2264.  
  2265.    When you see the following menu,  enter '12/10/88' as the starting date 
  2266.    for your graphics display of Appointments:
  2267.  
  2268. =============================================================================
  2269.                                                                             |
  2270.                                                                             |
  2271. ------------------------ Person and Activity Tracking System ----------     |
  2272. Enter the starting date for your Appointments                  
  2273. To use as the starting point for this Graphics chart.          
  2274.                                                                
  2275.    Date 12/10/88    <=============enter '12/10/88', the date of
  2276.                                   your first appointment.      
  2277.                                                                
  2278. Enter the scale you wish to use for the Leftmost vertical axis.
  2279. It defaults to 1, but you can use a decimal (such as .75) if   
  2280. you wish to zoom in, on your Appointments                      
  2281.                                                                
  2282.                                                                
  2283. Scale:           1.00                                                       |
  2284.                                                                             |
  2285.                                                                             | 
  2286. =============================================================================
  2287.                                                                
  2288.  
  2289.                              tutorial 4 - page 28
  2290.  
  2291.  
  2292.    After pushing [RETURN] once or twice,  you will see a graphics image on 
  2293.    your screen similar to the one below.  The numbers on the leftmost axis 
  2294.    represent the number of appointments that you had scheduled in the past 
  2295.    for the days represented on the bottom axis.
  2296.  
  2297. =============================================================================
  2298.                                                                             |
  2299.  |17                                                                        |
  2300.  |16                                                                        |
  2301.  |15                                                           
  2302.  |14                                                           
  2303.  |13                                                           
  2304.  |12                                                           
  2305.  |11                                                           
  2306.  |10                                                           
  2307.  | 9                                                           
  2308.  | 8                                                           
  2309.  | 7                                                           
  2310.  | 6                                                           
  2311.  | 5                                                           
  2312.  | 4                                                           
  2313.  | 3                                                           
  2314.  | 2    ___                      ____                          
  2315.  | 1   /   \                    /    \                         
  2316.  |      ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---  ---    
  2317.                                                 
  2318.         Sat  Sun  Mon  Tue  Wed  Thu  Fri  Sat  Sun  Mon  Tue  Wed  Thu  Fri    
  2319.                            Appointments for 14 days    
  2320.                       Starting from 12/10/88, Saturday, December 10         |
  2321.                           [Press any key to continue]                       |
  2322.                   ------ Person and Activity Tracking System -----          |
  2323. =============================================================================
  2324.    
  2325.    Push any key to return to the Appointments Menu.  In addition to the  2 
  2326.    activities that you have created for 'ACS',  you can also,  examine the 
  2327.    10 activities that came with your Test Data.  To do this, select option 
  2328.    1:
  2329.  
  2330.             1)  List out all prior Appointments                    
  2331.                 (Occurring  prior to today)                        
  2332.  
  2333.    The program will again give you some options on creating a text file or 
  2334.    printing  it out now.   Indicate that you want to send the report to  a 
  2335.    text  file and that you want to view it now.   You should then see  the 
  2336.    report on the next page:
  2337.  
  2338.  
  2339.                              tutorial 4 - page 29
  2340.  
  2341.  
  2342. =============================================================================
  2343.                                                                             | 
  2344. Page No.     1                         PRIOR APPOINTMENTS                   |
  2345. 07/30/86                                                                    |
  2346.  
  2347.  
  2348. ** DATE : 01/02/86
  2349.                                                                                          
  2350. January  2,  Fourcolor Data Systems, Steve Takiff, (513)433-3780, 7011 Malabar 
  2351. Street, ,  Dayton, OH, See Steve at 9am for a presentation
  2352.                                                                                          
  2353. January  2,  Sabet Electronics,  Doug Quach, (214)783-4950, 13650 Floyd, Suite 
  2354. 104, Dallas, TX,  Meet him at his store tomorrow for a demo.
  2355.  
  2356. ** DATE : 01/03/86
  2357. January  3,  Accounting & Tax Service,  John D.  Cauble,  Jr.,  (214)357-5454, 
  2358. 11056 Shady Trail,  Suite 101,  Dallas,  TX, John would like have a conference 
  2359. call with his customer to see if my  service will help him (at 6PM) 
  2360.                                                                                          
  2361. January  3,  Addmaster/Marchant,  Hugh Clary, (818)358-2395, 2000 South Myrtle 
  2362. Ave, , Monrovia, CA, Will meet with Hugh by conference call on Friday at 3PM 
  2363.                                                                                          
  2364. January   3,  Micro  Distribution Center,  Tom  Lin,  (214)437-6775,  1701  N. 
  2365. Greenville,  Suite  905,   Richardson,  TX,  Meet Tom at 11:00 AM  to  discuss 
  2366. pricing for his new line.  
  2367.                                                                                          
  2368. January  3,  Texas Commerce Plumbing,  David Beard, (214)357-5454, 11056 Shady 
  2369. Trail, Suite,  Dallas, TX, John would like to see the SBT demo book.  Meet him 
  2370. at the Shady Trail office at 1PM 
  2371.  
  2372. ** DATE : 01/06/86
  2373. January  6,  Accounting & Tax Service,  John D.  Cauble,  Jr.,  (214)357-5454, 
  2374. 11056  Shady  Trail,   Suite  101,  Dallas,  TX,  We recently  sent  him  some 
  2375. literature.   Meet  with  John to clarify how it pertains to his  tax  service 
  2376. (10AM) 
  2377.  
  2378. ** DATE : 01/07/86
  2379. January  7,  Rex Evilsizor, Rex Evilsizor, (817)282-6977, , , Forth Worth, TX, 
  2380. Meet  with  Rex  on  Tuesday  at  11AM  to  clarify  his  subscription  system 
  2381. requirements. 
  2382.  
  2383. ** DATE : 01/09/86
  2384.                                                                                          
  2385. January  9,  Addmaster/Marchant,  Hugh Clary, (818)358-2395, 2000 South Myrtle 
  2386. Ave, , Monrovia,  CA, I committed to Hugh to deliver a prototype of the custom 
  2387. register system to him by Thursday at 4PM 
  2388.  
  2389. ** DATE : 01/10/86
  2390.                                                                          
  2391. January 10,  North American Investment Corp., Ben Scotkin, (800)537-2580, 1951 
  2392. N.W. 19th Street, Suite 200, Boca Raton, FL, On trip to Florida, meet with Ben 
  2393. on Friday at 10am                                                           | 
  2394.                                                                             |
  2395. =============================================================================
  2396.  
  2397.                              tutorial 4 - page 30
  2398.  
  2399.  
  2400.    After  you  have examined this report,  push the [ESCAPE] key  once  to 
  2401.    return  to  the  Appointments  Menu.    You  will  notice  that   these 
  2402.    appointments were set up in the past during the period 01/02/86 through 
  2403.    01/10/86.  To see this graphically, push option 5:
  2404.  
  2405.     5)  Display a graphics image of any 14 day period of  Appointments  
  2406.  
  2407.    When you come to the screen below,  enter '01/02/86' into starting date 
  2408.    box.
  2409.  
  2410.  
  2411. =============================================================================
  2412. ------------------------ Person and Activity Tracking System -----------    |
  2413. Enter the starting date for your Appointments                               |
  2414. To use as the starting point for this Graphics chart.                       |
  2415.                                                                           
  2416.    Date 01/02/86        <==============enter '01/02/86'                   
  2417.                                                                           
  2418.                                                                           
  2419. Enter the scale you wish to use for the Leftmost vertical axis.           
  2420. It defaults to 1, but you can use a decimal (such as .75) if              
  2421. you wish to zoom in, on your Appointments                                 
  2422.                                                                           
  2423.                                                                             |
  2424. Scale:           1.00                                                       |
  2425.                                                                             |
  2426. =============================================================================
  2427.                                                                           
  2428.    The resultant graphics image will be similar to the one you did earlier 
  2429.    in this tutorial, but with the 10 appointments displayed for the 14 day 
  2430.    period that you requested.  Do not worry that you did not set these up.  
  2431.    The  activity  records  and their corresponding master records  in  the 
  2432.    Person file were already created for you in the Test Data as a means to 
  2433.    give you some existing data to manipulate.
  2434.  
  2435.    In  any  case  the  bottom of the graphics image  for  this  period  of 
  2436.    appointments will look like this:
  2437.  
  2438. =============================================================================
  2439.        Thu  Fri  Sat  Sun  Mon  Tue  Wed  Thu  Fri  Sat  Sun  Mon  Tue  Wed |  
  2440.                            Appointments for 14 days                         |
  2441.                       Starting from 01/02/86, Thursday, January  2          |
  2442.                           [Press any key to continue]                       |
  2443.                   ------ Person and Activity Tracking System  -----         |
  2444. =============================================================================
  2445.    After looking over the graphics image,  push [RETURN] once to return to 
  2446.    the Appointments Menu.
  2447.  
  2448.                              tutorial 4 - page 31
  2449.  
  2450.  
  2451.  
  2452.                 ==============================================
  2453.                 |             Returning to the                |
  2454.                 |             Main Program Menu               |
  2455.                 |                                             |
  2456.                 ===============================================
  2457.  
  2458.  
  2459.    You  should be at the Appointments Menu.   Select the Return option  by 
  2460.    pushing  'R'  once  (no quotes),  and you should be back  to  the  Main 
  2461.    Program Menu, below:
  2462.  
  2463.                                                           
  2464. =============================================================================
  2465.                                                                             |
  2466. ------------------------ Person and Activity Tracking System -----------    |
  2467.                                                                             |
  2468.                                      ACS                      
  2469.                               Main Program Menu               
  2470.                                                               
  2471.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2472.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  2473.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2474.  
  2475.                         1)  Person File and Mailing Labels     
  2476.                         2)  Activities File                                
  2477.                         3)  Management Reports                             
  2478.                         4)  Expenses Report                              
  2479.                         5)  Other Maintenance                              
  2480.                         6)  Search Through Data                            
  2481.                         7)  Appointments                                   
  2482.                         8)  Select Category                                
  2483.                                                                            
  2484.                                                                            
  2485.                         X)  Exit System                                     |
  2486.                                                                             |
  2487.                       Category Selected : ALL                               |
  2488. =============================================================================
  2489.  
  2490.  
  2491.                              tutorial 4 - page 32
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.                                 TUTORIAL FIVE:
  2507.  
  2508.  
  2509.                 Using the Search option to locate information
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.  
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.  
  2520.  
  2521.  
  2522.  
  2523.  
  2524.  
  2525.  
  2526.  
  2527.  
  2528.  
  2529.  
  2530.  
  2531.  
  2532.  
  2533.  
  2534.  
  2535.  
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.  
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.                              tutorial 5 - page 33
  2545.  
  2546.  
  2547.  
  2548.  
  2549.                 ==============================================
  2550.                 |           Searching for Data                |
  2551.                 |             and information                 |
  2552.                 |            in the 2 records                 |
  2553.                 |         that you added to the Activity      |
  2554.                 |             File (Tutorial 2)               |
  2555.                 ===============================================
  2556.  
  2557.  
  2558.    In  Tutorial  1,  you added a record to the Person file based  on  this 
  2559.    business  card:
  2560.  
  2561.                                 BUSINESS CARD:
  2562.  
  2563.      -----------------------------------------------------------
  2564.     |                 Paul Bowen                               |
  2565.     |                  ACS                                     |
  2566.     |                                                          |
  2567.     |             2116 E. Arapaho                              |
  2568.     |             Suite 226                                    |
  2569.     |             Richardson, TX  75081                        |
  2570.     |                                                          |
  2571.     |             Phone: (214) 690-6017                        |
  2572.     |                                                          |
  2573.     ------------------------------------------------------------
  2574.  
  2575.    On the back of this card was scribbled the note: "Sells to OEMs only."
  2576.  
  2577.  
  2578.    In  Tutorial  2 you added these two Activity records  for  'ACS',  each 
  2579.    with the following comments, expense items, and future appointments:
  2580.  
  2581.                                                                  FUTURE 
  2582. ACTIVITY          COMMENTS:                        EXPENSE     APPOINTMENTS
  2583.  #1       "Show demo at 9am for modem 212A."       $50          12/10/88
  2584.  #2        "Mail   product  literature   and        35          12/15/88
  2585.           check   back   with  prospect   on 
  2586.           Monday."
  2587.  
  2588.    In  this tutorial you can search for any first,  last,  or company name 
  2589.    that you wish.   Also, you can select records based on any comment that 
  2590.    you entered, such as '212A' or 'literature'
  2591.  
  2592.  
  2593.                              tutorial 5 - page 34
  2594.  
  2595.  
  2596.    From the Main Program Menu, you should see this screen:
  2597.                                    
  2598. =============================================================================
  2599. ------------------------ Person and Activity Tracking System ----------     |
  2600.                                                                             |
  2601.                                      ACS                                    |
  2602.                               Main Program Menu   
  2603.                                        
  2604.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2605.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  2606.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  2607.  
  2608.                         1)  Person File and Mailing Labels      
  2609.                         2)  Activities File                     
  2610.                         3)  Management Reports                  
  2611.                         4)  Expenses Report                   
  2612.                         5)  Other Maintenance                   
  2613.                         6)  Search Through Data                 
  2614.                         7)  Appointments                        
  2615.                         8)  Select Category                     
  2616.                                                                 
  2617.                         X)  Exit System                                     |
  2618.                                                                             |
  2619.                        Category Selected : ALL                              | 
  2620. =============================================================================
  2621.  
  2622.    Select  option 6,  Search Through Data.   You should see the  following 
  2623.    'Fast Search Through Data Menu': 
  2624.                                    
  2625. =============================================================================
  2626. ------------------------ Person and Activity Tracking System ----------     |
  2627.                                                                             |
  2628.                        Fast Search Through Data Menu                        |
  2629.                             ---------------------                    
  2630.                             | Please Choose One |                    
  2631.                             ---------------------                    
  2632.  1)  Lightning fast search through Person file                       
  2633.          (First or last name, Company name.)                          
  2634.            exact capitalization required:                            
  2635.  2)  Slower search through Person file                               
  2636.                ---exact capitalization not required ---              
  2637.  3)  Search Activity File, exact caps or position within text not required
  2638.       Go through comments, first & last name, city, Person           
  2639.  4)  Search Person File, similar to option 3.                        
  2640.       Go through comments, first & last name, city, Person           
  2641.                                                                      
  2642.  H)  Help                                                            
  2643.                                                                      
  2644.  R)  Return to prior menu                                            
  2645.                                                                             |
  2646.                                                                             |
  2647.                     Category Selected (defaults to ALL): ALL                |
  2648. =============================================================================
  2649.  
  2650.  
  2651.                              tutorial 5 - page 35
  2652.  
  2653.  
  2654.    If you want to know in detail what options 1 through 4 are for, then go 
  2655.    to the Help file by selecting 'H'.  For now select option 1 by typing a 
  2656.    '1':
  2657.  
  2658.     1)  Lightning fast search through Person file                       
  2659.  
  2660.    You should then see this screen. It gives you a choice in searching for 
  2661.    either the first,  last,  or company name.  With this option, you could 
  2662.    search for all 'Bill's or 'Smith's in your file.  
  2663.  
  2664.                                    
  2665. =============================================================================
  2666.                                                                             |
  2667.                                                                             |
  2668.                                                                             |
  2669. With this option, you can search for any one of the following:       
  2670.                                                                      
  2671.                First Name                                            
  2672.                Last Name                                             
  2673.                Company Name                                          
  2674.                                                                      
  2675. To indicate which of the three you wish to search for, enter a              |
  2676. 1 for FIRST NAME, 2 for LAST NAME, or 3 for COMPANY NAME.                   |
  2677.                                                                             |
  2678. =============================================================================
  2679.                                                                      
  2680.    Enter a '1' for First Name.  You should then see:                    
  2681.                                    
  2682. =============================================================================
  2683.                                                                             |
  2684.                                                                             |
  2685.                                                                             |
  2686. Fast Search through Person File                                      
  2687.         (First or last name, or Company name.)                           
  2688.                 ----Exact Capitalization Not Required----                
  2689.                                                                      
  2690. Enter the Person name you wish to search for.                        
  2691. If you enter one value, then the system will show you all of the     
  2692. records in the  file with the first letter that satisfies            
  2693. your search.  For example, if you enter "H" then all of items        
  2694. that begin with H will appear.  If you enter two letters, such as RI,
  2695. then all of those items that have the same first two characters in your   
  2696. selected field will appear.                                          
  2697.                                                                      
  2698. Observe that in this search, capitalization DOES NOT  matter in          
  2699. in your input and in the person file.                              
  2700.                                                                      
  2701. Once you are finished with your searches, enter 'RETURN' without     
  2702. any values.                                                                 |
  2703.                                                                             |
  2704. Enter your letter, letters, or word followed by RETURN:                     |
  2705. =============================================================================
  2706.  
  2707.  
  2708.                              tutorial 5 - page 36
  2709.  
  2710.  
  2711.    Enter the first name 'Paul', followed by a [RETURN].                 
  2712.                                    
  2713. =============================================================================
  2714.                                                                             |
  2715.                                                                             |
  2716.                                                                             |
  2717.                                                                  enter this |
  2718. Enter your letter, letters, or word followed by RETURN:  Paul  <==========  |
  2719.                                                                             |
  2720. =============================================================================
  2721.  
  2722.    You  should then see the following list of records in the  Person  file 
  2723.    that has a first name of 'Paul':
  2724.                                    
  2725. =============================================================================
  2726.                                                                             |
  2727.                                                                             |
  2728.                                                                             |
  2729.                                                                      
  2730. Enter your letter, letters, or word followed by RETURN:  Paul               |
  2731.  ACS : Mr. Paul Bowen, (214)690-6017  <==============program will display   |
  2732. Press any key to continue...                                     this.      |
  2733. =============================================================================
  2734.  
  2735.    Enter  [RETURN] 2 or 3 times,  so that you get back to the 'Fast Search 
  2736.    Through Data Menu'.  Then select option 1 again by entering a '1':
  2737.  
  2738.     1)  Lightning fast search through Person file                       
  2739.  
  2740.    You should then see this screen:
  2741.                                    
  2742. =============================================================================
  2743.                                                                             |
  2744.                                                                             |
  2745.                                                                             |
  2746. With this option, you can search for any one of the following:       
  2747.                                                                      
  2748.                First Name                                            
  2749.                Last Name                                             
  2750.                Company Name                                          
  2751.                                                                      
  2752. To indicate which of the three you wish to search for, enter a              |
  2753. 1 for FIRST NAME, 2 for LAST NAME, or 3 for COMPANY NAME.                   |
  2754.                                                                             |
  2755. =============================================================================
  2756.  
  2757.    This  time select '3'.   This will allow you to search for any  company 
  2758.    name.
  2759.  
  2760.  
  2761.                              tutorial 5 - page 37
  2762.  
  2763.  
  2764.    You should then see:
  2765.                                    
  2766. =============================================================================
  2767.                                                                             |
  2768.                                                                             |
  2769. Fast Search through Person File                                             |
  2770.         (First or last name, or Company name.)                           
  2771.                 ----Exact Capitalization Not Required----                
  2772.                                                                      
  2773. Enter the Person name you wish to search for.                        
  2774. If you enter one value, then the system will show you all of the     
  2775. records in the  file with the first letter that satisfies            
  2776. your search.  For example, if you enter "H" then all of items        
  2777. that begin with H will appear.  If you enter two letters, such as RI,
  2778. then all of those items that have the same first two characters in your   
  2779. selected field will appear.                                          
  2780.                                                                      
  2781. Observe that in this search, capitalization DOES NOT  matter in          
  2782. in your input and in the person file.                              
  2783.                                                                      
  2784. Once you are finished with your searches, enter 'RETURN' without     
  2785. any values.                                                                 |
  2786.                                                                             |
  2787. Enter your letter, letters, or word followed by RETURN:                     |
  2788. ============================================================================
  2789.  
  2790.    This time enter a 'A', as below, followed by the [RETURN] key:      
  2791.                                    
  2792. =============================================================================
  2793.                                                                             |
  2794.                                                                             |
  2795.                                                                             |
  2796. Enter your letter, letters, or word followed by RETURN:  A  <============== |
  2797.                                                                             | 
  2798. =============================================================================
  2799.                                                                      
  2800.    You  will  then see this list of companies that start with  the  letter 
  2801.    'A'.  Observe that 'ACS' is the record that you entered into the Person 
  2802.    File earlier in Tutorial 1, while the other 2 records are the Test Data 
  2803.    that came with this tutorial.   If you had entered 'ACS' instead of 'A' 
  2804.    in your search,  then the program would have listed out the one  record 
  2805.    that met your request, 'ACS'. 
  2806.  
  2807. =============================================================================
  2808.                                                                             |
  2809.                                                                             |
  2810. Once you are finished with your searches, enter 'RETURN' without            |
  2811. any values.                                                          
  2812.                                                                      
  2813. Enter your letter, letters, or word followed by RETURN:  A          
  2814.  ACS : Mr. Paul Bowen, (214)690-6017                                   
  2815.  Accounting & Tax Service : Mr. John D. Cauble, Jr., (214)357-5454          |
  2816.  Addmaster/Marchant : Mr. Hugh Clary, (818)358-2395                         |
  2817. Press any key to continue...                                                |
  2818. =============================================================================
  2819.  
  2820.                              tutorial 5 - page 38
  2821.  
  2822.  
  2823.    Go back to the  'Fast Search Through Data Menu' by pushing the [RETURN] 
  2824.    once or twice.   Once there, select option 3 by entering a '3':    
  2825.  
  2826.                        3)  Search Activity File 
  2827.  
  2828.    You should then see this screen:
  2829.                                    
  2830. =============================================================================
  2831.                                                                             |
  2832.                                                                             |
  2833.     Search through comments, first & last name, Company name, city          |
  2834.                      (Activity File)                                       
  2835.                                                                            
  2836. Enter the word or letters that you wish to search for.                     
  2837. This program will search through  all of the words in                      
  2838. the comments fields, as well as other names or identifiers,                
  2839. and pick out all of those records that match your inquiry.                 
  2840.                                                                            
  2841. Observe that in this search, capitalization does not matter either         
  2842. in your input or in the file.                                              
  2843.                                                                            
  2844. Also, observe that it doesn't matter where the word is located in           
  2845. the comment in order for this search to be successful.                     
  2846.                                                                            
  2847. When you are finished, enter 'RETURN' without any data.                     |
  2848.                                                                             |
  2849. Enter the letters or word you wish to search for:                           |
  2850. =============================================================================
  2851.  
  2852.    Earlier, in Tutorial 2 ,  you had added these two Activity records  for 
  2853.    'ACS',   each  with  following  comments,  expense  items,  and  future 
  2854.    appointments:
  2855.  
  2856.                                                                  FUTURE 
  2857. ACTIVITY          COMMENTS:                        EXPENSE     APPOINTMENTS
  2858.  #1       "Show demo at 9am for modem 212A."       $50          12/10/88
  2859.  #2        "Mail   product  literature   and        35          12/15/88
  2860.           check   back   with  prospect   on 
  2861.           Monday."
  2862.                                                                            
  2863.    Now you are going to search for these activities by key words,  such as 
  2864.    a comment,  or a city.  For now, enter '212a', followed by the [RETURN] 
  2865.    key.  
  2866.                                                                            
  2867.                                    
  2868. =============================================================================
  2869.                                                                             |
  2870.                                                                             |
  2871. When you are finished, enter 'RETURN' without any data.                     |
  2872.                                                           enter this       
  2873. Enter the letters or word you wish to search for: 212a  <==============    
  2874.  ACS, 07/27/86, Paul Bowen, Richardson, Show demo at 9am for modem 212A.    |
  2875.                                                                             |
  2876. Press any key to continue...                                                |
  2877. =============================================================================
  2878.  
  2879.                              tutorial 5 - page 39
  2880.  
  2881.  
  2882.    After you see the prior screen,   push [RETURN] once.  When the program 
  2883.    prompts you again,  enter the word 'demo',  followed by [RETURN].   You 
  2884.    should  then  see a listing of all the activity  records  that  contain 
  2885.    'demo',  one  of  which is the activity record that you  entered.   The 
  2886.    remainder are Test Data that came with this tutorial.  In this way, you 
  2887.    can isolate activities by keywords.    
  2888.  
  2889. =============================================================================
  2890.                                                                             |
  2891.                                                                             |
  2892.                                                                             |
  2893. Enter the letters or word you wish to search for: demo                     
  2894.  ACS, 07/27/86, Paul Bowen, Richardson, Show demo at 9am for modem 212A.     
  2895.                                                                            
  2896.  Lolir Lectronics,  04/18/86,  Alan Lolir, Dallas, purchased SBT demo disk set 
  2897.  for Alan.                                                                     
  2898.                                                                            
  2899.   Sabet  Electronics,  01/01/86,  Doug Quach,  Dallas,  Meet him at his  store 
  2900.  tomorrow for a demo.
  2901.                                                                             
  2902.   Texas Commerce Plumbing,  01/01/86,  David Beard, Dallas, John would like to 
  2903.  see the SBT demo book.  Meet him at the Shady Trail office at 1PM  
  2904.                                                                            
  2905.   Texas  Commerce  Plumbing,  04/22/86,  David Beard,  Dallas,  Purchased  SBT 
  2906.  accounting software demo for him.                                          |
  2907.                                                                             |
  2908. Press any key to continue...                                                |
  2909. =============================================================================
  2910.  
  2911.    Now  push [RETURN] a couple of times so that you  return to  the  'Fast 
  2912.    Search Through Data Menu'. 
  2913.  
  2914.    In Tutorial 1, you entered this comment for ACS:
  2915.  
  2916.                             "Sells to OEMs only."
  2917.  
  2918.    Now  you are going to search for the keyword 'OEM' in the Person  File.  
  2919.    To do that, select option 4:
  2920.  
  2921.                  4)  Search Person File, similar to option 3.
  2922.  
  2923.    You will then see the following menu (next page):
  2924.  
  2925.  
  2926.                              tutorial 5 - page 40
  2927.  
  2928.  
  2929. =============================================================================
  2930.                                                                             | 
  2931. Search through comments, first & last name, Company name, city              |
  2932. (Person File)                                                               |
  2933.                                                                            
  2934. Enter the word or letters that you wish to search for.                     
  2935. This program will search through  all of the words in                      
  2936. the comments fields, as well as ID or names fields,                        
  2937. and pick out all of those records that match your inquiry.                 
  2938.                                                                            
  2939. Observe that in this search, capitalization does not matter either         
  2940. in your input or in the file.                                              
  2941.                                                                            
  2942. Also, observe that it doesn't matter where the word is located in           
  2943. the comment in order for this search to be successful.                     
  2944.                                                                            
  2945. When you are finished, enter 'RETURN' without any data.                     |
  2946.                                                                             |
  2947. Enter the letters or word you wish to search for:                           |
  2948. =============================================================================
  2949.  
  2950.    Enter 'OEM',  followed by a [RETURN].  You should then see the activity 
  2951.    record that has 'OEM' in the comment.
  2952.                                    
  2953. =============================================================================
  2954.                                                           enter this        | 
  2955. Enter the letters or word you wish to search for: OEM  <==================  |
  2956.  ACS, Paul Bowen, Richardson, Sells to OEMs only ,(214)690-6017             |
  2957.                                                                             |
  2958. Press any key to continue...                                                |
  2959. =============================================================================
  2960.  
  2961.    You can also search for a city,  or a first or last name.  In options 3 
  2962.    and  4,  you  do  not have to select which of those you want  to  find.  
  2963.    These two search options will automatically search through first, last, 
  2964.    and company name,  as well as city and comments.    To test this  while 
  2965.    you  are  still  in option 3,  enter 'DALL' to pull out  all  of  those 
  2966.    records in the Person File that are in Dallas.
  2967.  
  2968. =============================================================================
  2969.                                                          enter this         |
  2970. Enter the letters or word you wish to search for: DALL  <==============     |
  2971.   Accounting & Tax Service,  John D. Cauble, Jr., Dallas, He is the accountant 
  2972.  who does some work for Lolir Lectronics (also call (214)  357-5461),(214)357-
  2973.  5454   
  2974.                                                                             
  2975.   Lolir Lectronics,  Alan Lolir,  Dallas, also, call 234-8056 ("Shari"), Jerry 
  2976.  Prado   works  here  John  Cauble  will  bring  up  SBT  system,(214)234-8032            
  2977.                                                                             
  2978.   Sabet Electronics,  Doug Quach, Dallas, He is owner (or co-owner with Twan), 
  2979.  has  some programming skills,  and tried to bring up a Dbase III  POS  system 
  2980.  himself,(214)783-4950                                                 
  2981.                                                                             
  2982.   Texas Commerce Plumbing,  David Beard,  Dallas,  interested in an estimating 
  2983.  program,  handling  material,labor hours,markup,rate,  for plumbing,(214)357-
  2984.  5454                                                                       |
  2985.                                                                             |
  2986.  Press any key to continue...                                               |
  2987. =============================================================================
  2988.                                                                            
  2989.  
  2990.                              tutorial 5 - page 41
  2991.  
  2992.  
  2993.    Observe that these are all of the records in Dallas.  To pull out those 
  2994.    in Richardson, enter 'RICH', followed by a [RETURN].
  2995.                                                                            
  2996. =============================================================================
  2997.                                                          enter this         |
  2998. Enter the letters or word you wish to search for: RICH  <===============    |
  2999.  ACS, Paul Bowen, Richardson, Sells to OEMs only ,(214)690-6017             |
  3000.                                                                            
  3001.   Micro  Distribution Center,  Tom Lin,  Richardson,  is this the same as  the 
  3002.  Taiwanese Mfg (Larry at 644-9396)? ,(214)437-6775 
  3003.                                                                             
  3004.   P.O.  BOX,  Alyce  Fisher,  Richardson,  they currently have an 8bit system, 
  3005.  written in compiled basic,and would like to upgrade.,(214)783-8581         |
  3006.                                                                             |
  3007. Press any key to continue...                                                |
  3008. =============================================================================
  3009.  
  3010.    Push  the  [RETURN] key twice.   You should now be at the 'Fast  Search 
  3011.    Through Data Menu'.                                           
  3012.  
  3013.                 ==============================================
  3014.                 |             Returning to the                |
  3015.                 |             Main Program Menu               |
  3016.                 |                                             |
  3017.                 ===============================================
  3018.  
  3019.  
  3020.    Select  the  Return option by pushing 'R' once  (no  quotes),  and  you 
  3021.    should be back to the Main Program Menu, below:
  3022.                                                
  3023. =============================================================================
  3024.                                                                             |
  3025. ------------------------ Person and Activity Tracking System ----------     |
  3026.                                                                             |
  3027.                                      ACS           
  3028.                               Main Program Menu    
  3029.                                                    
  3030.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  3031.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  3032.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  3033.  
  3034.                         1)  Person File and Mailing Labels      
  3035.                         2)  Activities File                     
  3036.                         3)  Management Reports                  
  3037.                         4)  Expenses Report                   
  3038.                         5)  Other Maintenance                   
  3039.                         6)  Search Through Data                 
  3040.                         7)  Appointments                        
  3041.                         8)  Select Category                     
  3042.                                                                 
  3043.                         X)  Exit System                                     |
  3044.                                                                             |
  3045.                       Category Selected :ALL                                |
  3046. =============================================================================
  3047.  
  3048.  
  3049.                             tutorial 5 - page 42
  3050.  
  3051.  
  3052.  
  3053.  
  3054.  
  3055.  
  3056.  
  3057.  
  3058.  
  3059.  
  3060.  
  3061.  
  3062.  
  3063.  
  3064.                                 TUTORIAL SIX:
  3065.  
  3066.  
  3067.                     An overview of the 'Layer-in' concept:
  3068.  
  3069.  
  3070.  
  3071.  
  3072.  
  3073.  
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.  
  3078.  
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.  
  3084.  
  3085.  
  3086.  
  3087.  
  3088.  
  3089.  
  3090.  
  3091.  
  3092.  
  3093.  
  3094.  
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.                              tutorial 6 - page 43
  3103.  
  3104.  
  3105.                               "LAYER-IN" ABILITY
  3106.  
  3107.    This   feature   allows  you to "layer-in" lists of  names  from  other  
  3108.    sources,  and still keep all reports and labels separate!    This means 
  3109.    that  if you  have 1,000  names  in the Person File and you purchase  a 
  3110.    list  of  prospects from someone that has 10,000 names,   you can enter 
  3111.    them  into  the  Person  File and yet  keep  them   separate  from  the 
  3112.    original 1,000 when  generating  labels  or reports.    All told,   you 
  3113.    can  "layer-in"  99,999,999 different layers or  groups  of  prospects,  
  3114.    without  one  layer  overlapping the other when you produce  labels  or 
  3115.    reports!
  3116.  
  3117.    In  this  way,  the  program is flexible enough so that  it  will  have 
  3118.    multiple uses for you.
  3119.                                                                       
  3120.  
  3121.  
  3122.    The Main Program Menu has option 8:
  3123.  
  3124.                    8)  Select Category
  3125.                                                                           
  3126. =============================================================================
  3127. ------------------------ Person and Activity Tracking System ----------     |
  3128.                                                                             |
  3129.                                      ACS                                    |
  3130.                               Main Program Menu                           
  3131.                                                                           
  3132.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  3133.   |  07/26/86   |           | Please Choose One |      |  09:26:09    |   
  3134.   ---------------           ---------------------      ----------------   
  3135.                                                                            
  3136.                         1)  Person File and Mailing Labels                 
  3137.                         2)  Activities File                                
  3138.                         3)  Management Reports                             
  3139.                         4)  Expenses Report                              
  3140.                         5)  Other Maintenance                              
  3141.                         6)  Search Through Data                            
  3142.                         7)  Appointments                                   
  3143.                         8)  Select Category                                
  3144.                                                                            
  3145.                                                                            
  3146.                         X)  Exit System                                    
  3147.                                                                             |
  3148.                       Category Selected : ALL                               |
  3149.                                                                             |
  3150. =============================================================================
  3151.  
  3152.  
  3153.                              tutorial 6 - page 44
  3154.  
  3155.  
  3156.    With option 8, you can assign a unique category number to each grouping 
  3157.    of persons in the Person File.  
  3158.  
  3159.    Let's  say that your Person File contains names of prospects.  Once you 
  3160.    identify  a new group of prospects,  such as a newly-purchased  mailing 
  3161.    list,  you  can separate them by assigning a unique CATEGORY number  to 
  3162.    the  group  while you are entering their information  into  the  Person 
  3163.    File.   From that point on, anytime you wish to segregate that block of 
  3164.    records  from either the Person File or Activity file,  just go to  the 
  3165.    main program menu and enter the CATEGORY option, screen 8.
  3166.  
  3167.    In summary,  you can select any one group of persons in the Person File 
  3168.    by  going to option 8 and entering the category number of that specific 
  3169.    group.  At that point, the program appears to be dedicated to just that 
  3170.    group  of  records  and everything else appears  to  have  disappeared.  
  3171.    Later,  if you wish to combine all records in the Person File together, 
  3172.    you would go to option 8 and enter a '0' for Category Number.  
  3173.  
  3174.  
  3175.    To help you remember what category each number represented,  go to  the 
  3176.    Maintenance  Menu,  option  3,  to bring up the reference file  of  all 
  3177.    numbers you assigned to the categories, as well as two descriptions per 
  3178.    number.
  3179.  
  3180.  
  3181.  
  3182.  
  3183.  
  3184.  
  3185.  
  3186.  
  3187.  
  3188.  
  3189.  
  3190.  
  3191.  
  3192.  
  3193.  
  3194.  
  3195.  
  3196.  
  3197.  
  3198.  
  3199.  
  3200.  
  3201.  
  3202.  
  3203.                              tutorial 6 - page 45
  3204.  
  3205.  
  3206.                               Registration Card
  3207.                                   Mail to:
  3208.                                      ACS
  3209.                          2116 E. Arapaho, Suite 226
  3210.                             Richardson, TX 75081
  3211.  
  3212.  
  3213.    Please  register my Software.   A check or money order is enclosed  for 
  3214.    $49. 
  3215.  
  3216.    I  have  read and understand the terms and conditions set forth in  the 
  3217.    ACS User License Agreement, a copy of which I have received.
  3218.  
  3219.  
  3220.    Date ___________________________________________________________
  3221.  
  3222.    Signature ______________________________________________________
  3223.  
  3224.    Your Name ______________________________________________________
  3225.  
  3226.    Address ________________________________________________________
  3227.  
  3228.    City ___________________________________________________________
  3229.  
  3230.    State/Zip ______________________________________________________
  3231.  
  3232.  
  3233.    Phone Number (include area code):
  3234.  
  3235.       Work ________________________________________________________
  3236.  
  3237.       Home ________________________________________________________
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.  
  3242.  
  3243.  
  3244.  
  3245.                           Registration - Appendix A
  3246.  
  3247.  
  3248.  
  3249.  
  3250.                       Return this Service Agreement to:
  3251.                                      ACS
  3252.                          2116 E. Arapaho, Suite 226
  3253.                             Richardson, TX 75081
  3254.  
  3255.                     ACS IN-CONTROL [TM] Service Agreement
  3256.  
  3257.    This  service agreement is designed to help the user with any questions 
  3258.    as  to the operation of IN-CONTROL [TM],  the ACS Person  and  Activity 
  3259.    tracking  system.   It does not matter whether the question is one of a 
  3260.    Prospecting or Sales  nature,  a program procedure,  or a simple one of 
  3261.    how to install your particular company with ACS IN-CONTROL [TM]. 
  3262.  
  3263.    AGREEMENT TERM:
  3264.  
  3265.    This  service  agreement works much like the warranty on your  car  (12 
  3266.    months or 12,000 miles whichever comes first).   The difference is that 
  3267.    with the ACS  SERVICE AGREEMENT, you have three different measures:  1) 
  3268.    12 months,  2) 60 minutes,  or 3) 5 calls whichever comes first.   Once 
  3269.    one  of  these  categories expire you will need to renew  this  service 
  3270.    agreement before any additional help can be given.  
  3271.  
  3272.    AGREEMENT COST:  $50.00
  3273.  
  3274.    AGREEMENT CONDITIONS:
  3275.  
  3276.    YOU  PAY  FOR THE COST OF THE TELEPHONE CALL.   Obviously  due  to  the 
  3277.    tremendous price the ACS sells its' software for, we cannot offer a 800 
  3278.    toll  free  number for service as other packages might offer.   If  our 
  3279.    lines are not available we will return the call on a collect basis.
  3280.  
  3281.    TIME BEGINS AND ENDS WITH THE SERVICE REPRESENTATIVE.   We do not begin 
  3282.    logging  your  call until you begin discussing your question  with  our 
  3283.    support staff. 
  3284.  
  3285.    I  have  read and agree to the conditions of the  ACS  IN-CONTROL  [TM] 
  3286.    SERVICE  AGREEMENT.   Enclosed is my check,  money order,   or cashiers 
  3287.    check for $50.00
  3288.  
  3289.    End User Signature_______________________________________________
  3290.  
  3291.    Date____________________________
  3292.  
  3293.    Address__________________________________________________________
  3294.  
  3295.    City______________________________________ State_________________
  3296.  
  3297.    Zip______________________ 
  3298.  
  3299.    Phone Number (include area code):
  3300.       Work ________________________________________________________
  3301.  
  3302.       Home ________________________________________________________
  3303.  
  3304.  
  3305.                        Service Agreement - Appendix B
  3306.  
  3307.